WEGS Müşteri Operasyon Paneli — Üst Yönetim Sunum Dokümanı

Doküman Okuma Akışı

Bu sürüm, içeriği teknik başlık sırasına göre değil; WEGS’in müşteri kazanım ve müşteri yönetimi akışına göre yeniden düzenler. Önce strateji ve kapsam, ardından kaynak/kanal yapısı, satış yaşam döngüsü, KPI ölçüm sistemi, ana müşteri ekranı, modüller, bilgi merkezi, AI, yönetim yetkileri ve teknik ayrıntılar sunulur.

1. Strateji

Neden yapıyoruz, kapsam ne?

2. Akış

Kayıttan müşteriye dönüşüm nasıl yönetilecek?

3. Ölçüm

Nerede tıkanıyoruz, hangi KPI’ları izleyeceğiz?

4. Operasyon

Ekranlar, yetkiler, teknik ve güvenlik nasıl çalışacak?

1. Yönetici Özeti

WEGS ekibinin müşteri yönetimi için geliştirilecek yazılım, klasik bir CRM ekranı değil; WEGS’in tüm müşteri operasyonunu yöneteceği merkezi bir iç platform olarak konumlandırılmalıdır.

Problem

Dağınık müşteri hafızası

Müşteri bilgisi satış görüşmelerinde, WhatsApp mesajlarında, destek kayıtlarında, lisans ekranlarında, finans takiplerinde ve teknik loglarda parçalı şekilde durduğunda ekip müşteriyi bütünsel göremez.

Çözüm

Tek müşteri operasyon merkezi

Her müşteri için satış fırsatları, workspace’ler, aktif ürünler, lisanslar, destek talepleri, ödeme durumu, kullanım aktivitesi ve ekip notları tek müşteri kartında birleşmelidir.

Stratejik Etki

Daha hızlı karar, daha az kayıp

Panel; müşteri kaybını azaltır, lisans yenilemeleri görünür kılar, satış fırsatlarını takip eder, destek yoğunluğunu ölçer ve ekiplerin aynı veri üzerinden çalışmasını sağlar.

Ürün iddiası: WEGS müşterisinin satıştan lisans yenilemeye, destekten tahsilata, kullanımdan churn riskine kadar tüm yaşam döngüsünü tek merkezden yönetmek.

2. Stratejik Amaç ve Konumlandırma

Önerilen Ürün Adı

WEGS Müşteri Operasyon Paneli

Alternatif kurumsal isim: WEGS Customer Operations Hub

“CRM Admin Paneli” ifadesi teknik olarak doğru olsa da ürünün kapsamını dar gösterir. Bu yapı yalnızca müşteri kaydı tutmayacak; satış, lisans, destek, finans, entegrasyon ve müşteri başarı operasyonlarını birlikte yönetecektir.

Kullanım Amacı

WEGS ekibinin tüm müşterileri tek merkezden izlemesi
Satış öncesi lead ve fırsat yönetiminin takip edilmesi
Workspace, lisans, paket ve ürün kullanımının yönetilmesi
Onboarding ve müşteri başarı süreçlerinin standartlaştırılması
Destek, finans ve teknik ekiplerin aynı müşteri hafızasına erişmesi
AI ile risk, özet ve aksiyon önerilerinin üretilmesi

Bu Panelin Satışa Açık CRM’den Farkı

Konu	Satışa Açık CRM Vizyonu	WEGS İç Operasyon Paneli
Hedef kullanıcı	WEGS müşterileri ve dış firmalar	Yalnızca WEGS ekibi
Ana amaç	Müşterilere CRM ürünü satmak	WEGS’in kendi müşteri operasyonunu yönetmek
Veri kapsamı	Firma, lead, fırsat, teklif, görev, iletişim	Bunlara ek olarak workspace, lisans, fatura, tahsilat, destek, entegrasyon, sistem sağlığı ve audit
Yetki yapısı	Firma içi satış/müşteri ekibi rolleri	Satış, finans, destek, teknik, müşteri başarı, yönetim ve super admin rolleri
AI amacı	Müşterinin satış süreçlerini hızlandırmak	WEGS ekibine müşteri riski, aksiyon, özet, yenileme ve destek önceliği önermek

3. Gelişmiş Hedef Kapsam

Proje fazlara ayrılmış sınırlı bir MVP mantığıyla değil, WEGS ekibinin müşteri operasyonunu uçtan uca yönetecek gelişmiş hedef ürün olarak ele alınmalıdır. Tüm modüller aynı ana vizyonun parçalarıdır: kayıt olan kullanıcıdan ödeme yapan müşteriye, lisans yenilemeden destek yönetimine kadar tüm yolculuğu tek panelde yönetmek.

Satış Motoru

Kayıttan satışa tam takip

Yeni kayıt, ilk 5 dakika araması, hoşgeldin görüşmesi, ihtiyaç analizi, satış pipeline, teklif, eğitim, takip ve ödeme adımları tek akışta yönetilir.

Müşteri Yaşam Döngüsü

Satış sonrası başarı

Onboarding, aktivasyon, kullanım takibi, lisans yenileme, churn riski, destek geçmişi ve müşteri memnuniyeti müşteri 360° kartında birleşir.

Yönetim Zekâsı

KPI, AI ve aksiyon

Dashboard, satış hunisi, ekip performansı, gelir metrikleri, tıkanıklık analizi ve AI aksiyon önerileri yönetim kararlarını destekler.

Gelişmiş Ürün Kapsamında Yer Alacak Ana Bileşenler

Bileşen	Kapsam	Beklenen Kazanım
Müşteri 360°	Firma, yetkililer, workspace, lisans, finans, destek, satış, eğitim, iletişim ve audit geçmişi	Her ekip aynı müşteri hafızasıyla çalışır.
Lead ve Satış Pipeline	Yeni kayıt, lead, fırsat, teklif, demo/eğitim ve ödeme akışı	Satış süreci ölçülebilir ve yönetilebilir hale gelir.
İlk 5 Dakika Operasyonu	Mesai içi yeni kayıtlar için otomatik sayaç, görev, uyarı ve performans takibi	Kayıttan müşteriye dönüşüm oranı artırılır.
SaaS Paket ve Fiyat Yönetimi	Ürün bazlı paket oluşturma, fiyat yönetimi, özel fiyat, özel indirim, müşteriye özel paket ve onay akışları	Tüm SaaS ticari koşulları merkezi ve izlenebilir yönetilir.
Teklif ve Özel Fiyat	Ürün/paket bazlı teklif, özel fiyat, iskonto, onay ve PDF teklif çıktısı	Satış kapanışı ve fiyat kontrolü standartlaşır.
Eğitim ve Aktivasyon	Eğitim planlama, katılım, no-show, eğitim sonrası işlem ve ödeme takibi	Kullanıcının ürünü anlaması ve satın alma ihtimali artar.
Müşteri Başarı	7/30/60/90 gün takipleri, kullanım aktivitesi, churn riski ve yenileme takibi	Müşteri kaybı erken tespit edilir.
Finans ve Tahsilat	MRR, fatura, ödeme, gecikme, kontör, tahsilat notu ve gelir katkısı	Gelir ve tahsilat riski müşteri bazında görünür olur.
Destek ve SLA	Ticket, öncelik, çözüm süresi, SLA ihlali, destek yoğunluğu ve teknik eskalasyon	Destek süreçleri müşteri memnuniyetiyle ilişkilendirilir.
Entegrasyon Sağlığı	Pazaryeri, banka, e-Dönüşüm, kargo, ERP ve API çalışma durumu	Teknik problemler müşteri etkisiyle birlikte izlenir.
AI İç Asistan	Müşteri özeti, risk açıklaması, teklif/mail taslağı, aksiyon önerisi ve tıkanıklık analizi	Ekip daha hızlı karar alır ve takip kalitesi artar.
Bayi, Alt Bayi ve SMMM Kanalı	Kaynak bazlı müşteri girişi, veri izolasyonu, çoklu SMMM-bayi ilişkisi ve kanal performans raporları	Hangi kanalın ne kadar müşteri ve gelir ürettiği net izlenir.
Eğitim Materyalleri ve SSS	PDF, video, başvuru dokümanı, eğitim kılavuzu, SSS ve rol bazlı görünürlük yönetimi	WEGS ekibi ve kanal kullanıcıları standart, güncel ve yetkisine uygun bilgiye erişir.
Raporlama ve KPI	Satış hunisi, ekip performansı, ürün bazlı dönüşüm, kaynak bazlı dönüşüm, New MRR ve churn	Yönetim nerede tıkanıklık olduğunu net görür.
Audit ve Güvenlik	Rol bazlı yetki, kritik işlem onayı, immutable audit log ve alan bazlı erişim	Operasyonel güvenlik ve hesap verebilirlik sağlanır.

Yeni yaklaşım: Bu dokümandaki tüm modüller hedef ürün kapsamı olarak değerlendirilmelidir. Geliştirme planlaması teknik teslimat sırasına göre ayrıca yapılabilir; ancak ürün vizyonu fazlara bölünmeden en gelişmiş haliyle tasarlanmalıdır.

4. Ürün Kapsamı

Panel; WEGS’in satış, müşteri başarı, teknik destek, finans ve yönetim ekiplerinin ortak kullandığı merkezi operasyon katmanı olarak tasarlanmalıdır.

Satış

Lead, fırsat, demo, teklif

Potansiyel müşteriden kapalı satışa kadar tüm süreç pipeline mantığıyla takip edilir.

Müşteri Başarı

Onboarding, aktivasyon, churn

Yeni müşterinin kurulum süreci, kullanım seviyesi ve kayıp riski izlenir.

Finans

MRR, fatura, tahsilat

Her müşterinin gelir katkısı, açık ödemeleri, gecikmeleri ve yenileme ihtiyacı takip edilir.

Teknik Operasyon

Entegrasyon, log, sistem sağlığı

Workspace bazlı entegrasyon durumu, hata kayıtları ve servis sağlığı izlenir.

Ürün Dışı Bırakılacak Alanlar

Bu yazılım müşterilere açık olmayacaktır. Bu nedenle dış müşteri portalı, müşteri self-servis ekranları, genel CRM pazarlama sitesi, paket satın alma vitrini ve dış kullanıcıya açık otomasyon kurucusu bu iç operasyon panelinin kapsamına alınmamalıdır.

5. Bayi, Alt Bayi ve SMMM Kanal Yönetimi

WEGS müşteri kazanım sürecinde doğrudan kayıtlar, bayi yönlendirmeleri, alt bayi yönlendirmeleri ve SMMM aracılığıyla gelen kayıtlar birlikte yönetilmelidir. Ancak eğitim, iletişim, satış takipleri ve müşteri başarı KPI’ları WEGS merkezi operasyonunda tek havuzda ölçülmelidir.

Temel prensip: Müşteri hangi kanaldan gelirse gelsin satış, eğitim, destek ve iletişim süreci WEGS ekibi tarafından yürütülür. Kaynak bilgisi ayrıca tutulur; KPI’larda tüm müşteriler ortak satış hunisine dahil edilir.

WEGS Merkezi

Doğrudan Kaynak

WEGS’e doğrudan kayıt olan veya doğrudan WEGS ekibi/SMMM ağı tarafından getirilen müşteriler için merkez kaynak yapısı.

Bayi

Ana Kanal

Bayi kendi müşteri adaylarını ve kendisine bağlı SMMM/alt bayi ağından gelen kayıtları sisteme girebilir.

Alt Bayi

Alt Kanal

Bir bayiye bağlı alt bayi, yalnızca kendi oluşturduğu veya kendisine bağlı kaynaklardan gelen kayıtları görebilir.

SMMM

Yönlendiren Kişi/Kurum

SMMM, bir veya birden fazla bayi üzerinden müşteri yönlendirebilir. Aynı SMMM farklı bayiler aracılığıyla farklı müşteriler getirebilir.

5.1 Kanal Hiyerarşisi

Seviye	Tanım	Görebileceği Veri	Örnek
WEGS Merkezi	Sistemin ana sahibi ve üst yönetim katmanı	Tüm müşteri, bayi, alt bayi, SMMM ve kaynak verileri	WEGS satış ve müşteri başarı ekibi
Bayi	WEGS adına müşteri adayı yönlendiren veya kanal oluşturan iş ortağı	Kendi girdiği müşteriler, kendisine bağlı alt bayilerin ve SMMM’lerin getirdiği müşteriler	Bir bölge bayisi veya iş ortağı
Alt Bayi	Bir bayiye bağlı çalışan alt iş ortağı	Yalnızca kendi girdiği veya kendisine atanmış müşteriler	Bayi altında çalışan saha iş ortağı
SMMM	Müşteri yönlendiren mali müşavir veya muhasebe ofisi	Sadece kendisinin yönlendirdiği müşteriler; yetki verilirse kendi yönlendirme performansı	Birden fazla bayiyle çalışan mali müşavir
Müşteri / Müşteri Adayı	WEGS’e kayıt olan firma	Kendi workspace ve kullanıcı verileri	WEGS Go veya WEGS Commerce kullanıcısı

5.2 Veri Görünürlüğü ve Yetki Kuralları

Bayi / Alt Bayi / SMMM Tarafı

Bayi yalnızca kendi oluşturduğu veya kendi kanal ağından gelen kayıtları görebilmelidir.
Alt bayi yalnızca kendi girdiği müşteri adaylarını ve müşterileri görebilmelidir.
SMMM yalnızca kendi yönlendirdiği müşteri adaylarını ve müşterileri görebilmelidir.
Bayi başka bir bayinin müşterisini, SMMM’sini veya performansını görememelidir.
Alt bayi, bağlı olduğu ana bayinin tüm verilerini görememeli; yalnızca kendisine ait kayıtları görmelidir.
SMMM farklı bayiler üzerinden müşteri yönlendirebilir; her yönlendirme ayrı kaynak ilişkisi olarak tutulmalıdır.

WEGS Yönetimi Tarafı

WEGS tüm müşteri adaylarını, müşterileri ve kaynak ilişkilerini görebilmelidir.
Her müşterinin hangi kaynakla geldiği açıkça görünmelidir: doğrudan, bayi, alt bayi, SMMM veya kombinasyon.
WEGS merkezi de sistemde “merkez bayi/kaynak” gibi tanımlanabilmelidir.
Doğrudan WEGS’e bağlı SMMM’ler ve müşteriler bu merkez kaynak altında yönetilebilmelidir.
Satış, eğitim ve müşteri başarı süreçleri kaynak fark etmeksizin WEGS ekibi tarafından tek KPI havuzunda takip edilmelidir.

5.3 Kaynak Atama Modeli

Bir müşteri adayının kaynağı tek bir alan olarak değil, izlenebilir bir kaynak ilişkisi olarak tutulmalıdır. Çünkü aynı SMMM farklı bayiler üzerinden müşteri yönlendirebilir ve WEGS merkezi doğrudan bağlı SMMM/müşteri ağına sahip olabilir.

Alan	Açıklama	Örnek
source_type	Müşterinin geliş tipi	Direct, Dealer, SubDealer, SMMM, Campaign, Partner
source_owner	Kaynağın ana sahibi	WEGS Merkezi veya ilgili bayi
dealer_id	Müşteri bir bayi üzerinden geldiyse bayi kaydı	Denizli Bayi A
sub_dealer_id	Müşteri alt bayi üzerinden geldiyse alt bayi kaydı	Alt Bayi A-1
smmm_id	Müşteriyi yönlendiren mali müşavir	SMMM Mehmet Yılmaz
source_relation_id	SMMM’nin hangi bayi/merkez ilişkisi üzerinden yönlendirdiği	SMMM Mehmet Yılmaz ↔ Bayi A
referred_by_user_id	Kaydı fiilen giren kullanıcı	Bayi kullanıcısı, SMMM kullanıcısı veya WEGS satış temsilcisi
source_note	Kaynak açıklaması	Fuar sonrası yönlendirme, muhasebe müşterisi, banka iş birliği vb.

Önemli iş kuralı: Aynı SMMM birden fazla bayiyle ilişkilendirilebilir. Bu nedenle SMMM kaydı tekil tutulmalı; SMMM’nin bayi ile ilişkisi ayrı bir bağlantı kaydı olarak modellenmelidir. Müşteri yönlendirmesi bu bağlantı üzerinden kaynaklandırılmalıdır.

5.4 WEGS Merkezi “Bayi Gibi” Yapılandırma

WEGS merkezi de sistemde özel bir kanal/kaynak olarak tanımlanmalıdır. Böylece doğrudan WEGS’e bağlı SMMM’ler, doğrudan gelen müşteriler ve WEGS satış ekibinin oluşturduğu müşteri adayları aynı kaynak modeliyle yönetilebilir.

Merkez Kaynak

WEGS doğrudan gelen kayıtlar için varsayılan kaynak olarak çalışır.

Merkeze Bağlı SMMM

Herhangi bir bayi altında olmayan ama WEGS’e müşteri yönlendiren SMMM’ler merkez altında tanımlanır.

Merkez Satış Ekibi

WEGS satış temsilcilerinin oluşturduğu leadler de kaynak olarak merkez altında görünür.

5.5 Kanal Bazlı Raporlar

Rapor	Ne Gösterir?	Kullanım Amacı
Bayi bazlı müşteri sayısı	Her bayinin kaç müşteri adayı ve kaç ödeme yapan müşteri getirdiği	Bayi performansını ölçmek
Alt bayi bazlı müşteri sayısı	Alt bayilerin müşteri yönlendirme performansı	Alt kanal verimliliğini görmek
Bayi başına SMMM sayısı	Her bayiye bağlı kaç SMMM olduğu	Kanal ağı büyüklüğünü ölçmek
SMMM başına yönlendirilen müşteri	Her SMMM’nin kaç müşteri adayı ve müşteri getirdiği	SMMM performansını ölçmek
SMMM - bayi ilişki raporu	Bir SMMM’nin hangi bayiler üzerinden müşteri yönlendirdiği	Çoklu bayi ilişkilerini izlemek
Kaynak bazlı dönüşüm oranı	Doğrudan, bayi, alt bayi ve SMMM kaynaklarının ödeme dönüşümü	En verimli müşteri kazanım kanalını bulmak
Kaynak bazlı New MRR	Her kanalın ürettiği yeni aylık gelir	Gelir katkısını ölçmek
Kaynak bazlı eğitim katılımı	Hangi kaynaklardan gelen müşterilerin eğitime daha çok katıldığı	Kanal kalitesini değerlendirmek
Kaynak bazlı kayıp nedeni	Hangi kaynakta hangi nedenle satış kaybedildiği	Bayi/SMMM eğitim ihtiyacını belirlemek

5.6 KPI’lara Etkisi

Bayi veya SMMM kaynaklı gelen müşteriler, WEGS satış operasyonu içinde standart müşteri gibi ele alınmalıdır. İlk arama, eğitim, satış görüşmesi, teklif, takip ve ödeme KPI’ları tüm müşteriler için ortak çalışmalıdır.

Kural: Kaynak ne olursa olsun tüm yeni kayıtlar aynı satış hunisine girer. Dashboard’da genel KPI’lar birleşik gösterilir; raporlarda ise kaynak kırılımı ile analiz yapılır.

KPI	Genel Görünüm	Kaynak Kırılımı
İlk 5 dakikada arama oranı	Tüm kayıtlar birlikte ölçülür.	Doğrudan, bayi, alt bayi, SMMM bazında ayrıca incelenir.
Kayıttan müşteriye dönüşüm	Tüm müşteriler ortak satış hunisinde ölçülür.	Hangi kanalın daha iyi müşteri getirdiği analiz edilir.
Eğitim sonrası satışa dönüşüm	WEGS eğitim operasyonu genel başarısı ölçülür.	Kaynak bazında eğitim kalitesi ve müşteri uygunluğu analiz edilir.
New MRR	Toplam yeni gelir olarak gösterilir.	Bayi, SMMM ve doğrudan kanalın gelir katkısı ayrıştırılır.
Kaybedilen satış nedeni	Genel satış tıkanıklıkları gösterilir.	Hangi kaynakta hangi itirazların yoğunlaştığı izlenir.

6. Temel Kullanıcı ve Satış İş Akışları

6.1 Lead’den Müşteriye Dönüşüm Akışı

1Lead Oluşur

Web, referans, fuar, banka, inbound veya outbound kaynaklı potansiyel kayıt açılır.

2Satışçı Atanır

Kaynak, sektör, ürün ilgisi veya bölgeye göre otomatik/manuel atama yapılır.

3İhtiyaç Analizi

Görüşme notları, ürün ihtiyacı ve bütçe bilgisi kaydedilir.

4Fırsat Açılır

Lead nitelikli hale geldiğinde satış pipeline’da fırsata dönüştürülür.

5Müşteri / Workspace

Satış kazanıldığında müşteri ve workspace oluşturulur, onboarding başlatılır.

6.2 Teklif ve Lisans Aktivasyon Akışı

1Teklif Hazırlanır

Ürün, paket, seat, kontör, entegrasyon ve özel kalemler seçilir.

2Onay Kontrolü

İskonto veya özel fiyat limiti aşılırsa yönetici onayına düşer.

3Müşteriye Gönderilir

PDF teklif ve ödeme bağlantısı müşteriyle paylaşılır.

4Ödeme Alınır

Ödeme tamamlandığında finans kaydı oluşur.

5Lisans Aktifleşir

İlgili ürün, paket ve seat hakları workspace üzerinde aktif edilir.

6.3 Müşteri Panelinden Ödeme, Otomatik Faturalandırma ve Lisans Atama Akışı

Müşteri kendi ürün panelinden ödeme yaptığında CRM tarafında manuel işlem beklenmemelidir. Ödeme başarılı olduğunda faturalandırma, lisans süresi atama, ürün hakları aktivasyonu ve ilgili bildirimler otomatik olarak tamamlanmalıdır.

1Ödeme Başlatılır

Müşteri kendi ürün/workspace panelinden paket, lisans, kontör veya ek modül ödemesini başlatır.

2Ödeme Onaylanır

Ödeme sağlayıcısından başarılı ödeme callback/webhook bilgisi alınır ve işlem doğrulanır.

3Fatura Oluşur

Ödeme kalemlerine göre fatura otomatik kesilir, PDF oluşturulur ve fatura kaydı CRM’e işlenir.

4Lisans Atanır

Satın alınan ürün/paket/seat/kontör veya ek modül hakları ilgili workspace’e otomatik tanımlanır.

5Bildirim Gönderilir

Müşteriye ödeme, fatura ve lisans aktivasyon bildirimi gönderilir; CRM’de audit ve finans kayıtları oluşur.

Otomatikleştirilecek İşlemler

Olay	Otomatik Aksiyon	CRM’de Oluşacak Kayıt
Ödeme başarılı	Ödeme kaydı oluşturulur ve satış/finans durumu güncellenir.	Payment, gelir kaydı, audit log
Fatura kesilecek ödeme	e-Fatura/e-Arşiv veya sistem faturası otomatik oluşturulur.	Invoice, PDF, fatura durumu
Yeni paket satın alındı	İlgili ürün lisansı oluşturulur ve başlangıç/bitiş tarihi atanır.	Product License, subscription period
Mevcut lisans yenilendi	Lisans bitiş tarihi yeni dönem kadar uzatılır.	Renewal log, yeni bitiş tarihi
Ek seat satın alındı	Seat havuzu artırılır.	Seat transaction
Kontör satın alındı	Kontör bakiyesi artırılır ve geçerlilik süresi atanır.	Credit transaction
Ek modül satın alındı	Modül yetkisi workspace üzerinde aktif edilir.	Module entitlement
Ödeme başarısız	Lisans/fatura oluşturulmaz, müşteriye ve ekibe uyarı gider.	Failed payment log, takip görevi

İş kuralı: Fatura ve lisans aktivasyonu yalnızca ödeme sağlayıcısından doğrulanmış başarılı ödeme bilgisi alındıktan sonra yapılmalıdır. Başarısız, beklemede veya şüpheli ödeme durumunda lisans otomatik aktive edilmemelidir.

6.5 SaaS Paket, Fiyat, Teklif ve Müşteriye Özel Paket Yönetimi Akışı

WEGS’in SaaS ürünleri için paket oluşturma, paket fiyatlarını yönetme, müşteriye özel fiyat verme, teklif kabul edildiğinde özel indirimin müşteriye yansıması ve müşteriye özel paket yaratma süreçleri bu panelden yönetilmelidir.

1Ürün Seçilir

WEGS Go, WEGS Commerce, WEGS CRM veya diğer SaaS ürünleri için paket tanımı başlatılır.

2Paket Tanımlanır

Paket adı, dahil modüller, limitler, seat sayısı, kontör, özellikler ve kullanım hakları belirlenir.

3Fiyat Kuralı Girilir

Aylık/yıllık fiyat, indirim, trial, yenileme, yükseltme ve dönemsel kampanya kuralları tanımlanır.

4Teklif Oluşturulur

Müşteri için standart paket, özel fiyat veya müşteriye özel paket üzerinden teklif hazırlanır.

5Teklif Kabul Edilir

Kabul edilen fiyat müşteriye özel indirim/kural olarak müşteri hesabına işlenir.

6Ödeme ve Lisans

Müşteri ödeme yaptığında fatura ve lisans atama kabul edilen teklif şartlarına göre otomatik yapılır.

Bu Panelden Yönetilecek SaaS Ticari Süreçler

Süreç	Açıklama	Beklenen Sonuç
Ürün bazlı paket oluşturma	Her SaaS ürünü için farklı paket, modül, limit, seat ve kullanım hakkı tanımlanır.	Ürün-paket yapısı merkezi yönetilir.
Paket fiyatı yönetme	Aylık/yıllık fiyat, para birimi, vergi, kampanya, trial ve yenileme fiyatı yönetilir.	Fiyat değişiklikleri kontrollü ve izlenebilir olur.
Müşteriye özel fiyat	Belirli müşteri için standart fiyatın dışında özel fiyat veya özel indirim tanımlanır.	Müşteriye verilen teklif sisteme kalıcı kural olarak yansır.
Müşteriye özel paket	Standart paketlerden farklı modül/limit/seat kombinasyonu müşteri özelinde oluşturulur.	Kurumsal veya özel anlaşmalı müşteriler yönetilebilir.
Teklif kabul akışı	Teklif kabul edildiğinde fiyat, indirim ve paket koşulları müşterinin hesabına uygulanır.	Satış ile ödeme/lisans arasında kopukluk oluşmaz.
Ödeme sonrası uygulama	Müşteri ödeme yaptığında fatura ve lisans hakları kabul edilen teklif koşullarına göre oluşur.	Manuel hata riski azalır.

Temel kural: Müşteriye teklif edilen fiyat, teklif kabul edildiğinde yalnızca not olarak kalmamalı; müşteriye bağlı özel fiyat/özel indirim kuralına dönüşmelidir. Sonraki ödeme, yenileme ve faturalandırma işlemleri bu kuralı dikkate almalıdır.

6.6 Churn Risk Yönetimi Akışı

1Sinyal Yakalanır

Pasif kullanım, geciken ödeme, açık kritik destek veya lisans bitişi tespit edilir.

2Risk Skoru Hesaplanır

Kullanım, finans, destek ve iletişim sinyalleri birleştirilir.

3Aksiyon Önerilir

AI veya kural motoru müşteri başarı ekibine takip önerisi üretir.

4Görev Açılır

Arama, toplantı, demo, teknik çözüm veya ödeme takibi görevi oluşturulur.

5Sonuç İzlenir

Risk düşer, aynı kalır veya yönetim eskalasyonuna çıkarılır.

7. SaaS Satış ve Dönüşüm KPI Sistemi

WEGS için temel hedef; yeni kayıt olan kullanıcıyı hızlıca aramak, içeri almak, ihtiyacını anlamak, satış sürecine taşımak, eğitimle aktive etmek ve ödeme yapan müşteriye dönüştürmektir. Bu nedenle KPI sistemi sadece satış sonucunu değil, satışa giden tüm yolu ölçmelidir.

Ana operasyon hedefi: Mesai saatleri içerisinde kayıt olan kullanıcıların ilk 5 dakika içinde aranması ve mümkün olan en kısa sürede ödeme yapan müşteriye dönüştürülmesi.

5 dk

İlk temas hızı

Kullanıcı kayıt olduktan sonra satış ekibinin ne kadar hızlı aksiyon aldığını ölçer.

Kayıttan müşteriye dönüşüm

Yeni kayıtların ne kadarının ödeme yapan müşteriye dönüştüğünü gösterir.

MRR

Yeni gelir üretimi

Yeni müşterilerden gelen aylık tekrarlı geliri ölçer.

Huni

Tıkanıklık analizi

Kullanıcının hangi aşamada kaybedildiğini görünür hale getirir.

7.1 Önerilen Satış Yaşam Döngüsü

1Yeni Kayıt

Kullanıcı WEGS’e kayıt olur. Sistem otomatik görev ve sayaç başlatır.

2Hoşgeldin Araması

Mesai içinde kayıt olduysa ilk 5 dakika içinde arama hedeflenir.

3Satış Görüşmesi

İhtiyaç, ürün ilgisi, bütçe ve karar süreci analiz edilir.

4Eğitim / Demo

Kullanıcının ürünü anlaması ve ilk değer deneyimini yaşaması sağlanır.

5Ödeme / Müşteri

Satış kapanır, lisans aktive edilir ve müşteri başarı süreci başlar.

7.2 Ana SaaS Satış Hunisi KPI’ları

KPI	Ne Ölçer?	Neden Önemli?
Yeni kayıt sayısı	Belirli dönemde WEGS’e kaç yeni kullanıcı kayıt oldu?	Satış hunisinin üst hacmini gösterir.
Kayıttan ilk aramaya geçen süre	Kullanıcı kayıt olduktan sonra kaç dakika içinde arandı?	İlk temas hızını ölçer.
İlk 5 dakikada aranma oranı	Mesai içinde gelen kayıtların yüzde kaçı ilk 5 dakika içinde arandı?	En kritik operasyon KPI’ıdır.
Ulaşılabilen kullanıcı oranı	Aranan kullanıcıların yüzde kaçıyla gerçek görüşme sağlandı?	Lead kalitesi ve arama başarısını gösterir.
Hoşgeldin görüşmesi tamamlanma oranı	Yeni kayıtların yüzde kaçında ilk karşılama görüşmesi tamamlandı?	Kullanıcıyı içeri alma başarısını ölçer.
Satış görüşmesine dönüşüm oranı	Hoşgeldin aramasından sonra kaç kullanıcı satış sürecine geçti?	İlk temasın satışa etkisini gösterir.
Müşteriye dönüşüm oranı	Yeni kayıtların yüzde kaçı ödeme yapan müşteriye dönüştü?	Ana satış başarısıdır.
Kayıttan ödemeye geçen ortalama süre	Kullanıcının kayıt olduktan kaç gün/saat sonra ödeme yaptığı	Satış döngüsünün hızını gösterir.
İlk ödeme tutarı	Yeni müşterinin ilk satın alma tutarı	Satış kalitesini ve paket başarısını gösterir.
New MRR	Yeni müşterilerden gelen aylık tekrarlı gelir	SaaS büyümesinin temel göstergesidir.

İlk 5 dakikada aranma oranı formülü:
İlk 5 dakikada aranan mesai içi kayıt sayısı / Mesai içinde gelen toplam kayıt sayısı × 100

Hedef önerisi: %85 ve üzeri iyi, %70–85 takip edilmeli, %70 altı operasyonel problem olarak değerlendirilmelidir.

7.3 Kayıt Sonrası Hız KPI’ları

KPI	Ölçüm Mantığı
Ortalama ilk temas süresi	Kayıttan ilk aramaya kadar geçen ortalama dakika
Medyan ilk temas süresi	Aykırı değerlerden etkilenmeyen gerçek temas hızı
İlk 5 dakika arama oranı	Mesai içi kayıtların ilk 5 dakikada aranma oranı
İlk 15 dakika arama oranı	5 dakika kaçırılırsa ikinci kritik eşik
İlk 1 saatte arama oranı	Günlük operasyon kontrol metriği
Aynı gün aranma oranı	O gün gelen kayıtların yüzde kaçının aynı gün arandığı
Hiç aranmayan kayıt sayısı	Operasyon kaçağını gösterir
Mesai dışı kayıtlara ilk mesai dönüş oranı	Gece/hafta sonu kayıtlarının ilk mesai başlangıcında takip edilme oranı

Mesai içinde kayıt

İlk 5 dakika içinde arandı mı?

Mesai dışında kayıt

İlk mesai başlangıcından sonraki 15 dakika içinde arandı mı?

Hafta sonu kayıt

İlk iş günü sabahı arandı mı?

7.4 Hoşgeldin Araması KPI’ları

KPI	Ne Ölçer?
Hoşgeldin araması yapılan kayıt oranı	Yeni kayıtların yüzde kaçının arandığını gösterir.
Hoşgeldin araması başarıyla tamamlandı oranı	Arananlardan kaçında gerçek görüşme yapıldığını gösterir.
Ulaşılamayan kullanıcı oranı	Telefon açmayan, meşgul, yanlış numara vb. kayıtların oranı.
Tekrar arama gereken kullanıcı sayısı	İlk aramada ulaşılamayan ve tekrar aranması gereken kayıtlar.
Ortalama arama denemesi sayısı	Bir kullanıcıya ulaşmak için kaç deneme gerektiği.
İlk görüşme süresi	Ortalama hoşgeldin görüşmesi süresi.
İlk görüşmeden sonraki aksiyon oranı	Görüşmeden sonra demo, satış, eğitim veya takip görevi oluşup oluşmadığı.
Hoşgeldin aramasından satış görüşmesine dönüşüm	İlk aramanın satış sürecine etkisi.

Hoşgeldin Araması Sonuç Kodları

Olumlu

Ulaşıldı, ilgileniyor
Demo istiyor
Fiyat bilgisi istiyor
Doğrudan satın almaya hazır

Takip

Ulaşıldı, sonra aranacak
Eğitim istiyor
Rakip ürün kullanıyor
Karar vericiyle görüşecek

Negatif / Kayıp

Ulaşılamadı
Yanlış numara
Uygun değil
Sadece denemek için kayıt oldu

7.5 Satış Görüşmesi KPI’ları

KPI	Ne Ölçer?
Satış görüşmesine alınan kullanıcı sayısı	Kaç kayıt satış sürecine geçti?
Satış görüşmesine dönüşüm oranı	Hoşgeldin görüşmesinden satış görüşmesine geçen oran.
İhtiyaç analizi yapılan kullanıcı sayısı	Gerçek satış değerlendirmesi yapılıp yapılmadığı.
Teklif isteyen kullanıcı oranı	Satış ilgisinin ne kadar güçlü olduğunu gösterir.
Teklif gönderilen kullanıcı sayısı	Satış aksiyonu üretilip üretilmediğini gösterir.
Tekliften satışa dönüşüm oranı	Tekliflerin ne kadarının satın almaya döndüğünü gösterir.
Ortalama satış döngüsü	İlk kayıt ile ödeme arasındaki süre.
Satış temsilcisi başına dönüşüm oranı	Ekip performansını gösterir.
Kaybedilen satış nedeni dağılımı	Satış tıkanıklık nedenlerini gösterir.

Kaybedilen Satış Nedenleri

Fiyat yüksek geldi
İhtiyaç yok
Rakip ürün kullanıyor
Şu an zamanı değil

Karar vericiye ulaşılamadı
Özellik eksik
Güven oluşmadı
Ödeme yapmadı

Eğitim alamadığı için ilerlemedi
Muhasebecisi/ekibi istemedi
Teknik kurulumda takıldı
Alternatif çözüm tercih etti

7.6 Eğitim ve Demo KPI’ları

WEGS akışında eğitim yalnızca destek adımı değil, satışa götüren kritik bir aktivasyon adımıdır. Bu nedenle eğitim performansı doğrudan satış dönüşümüyle birlikte ölçülmelidir.

KPI	Ne Ölçer?
Eğitim planlama araması yapılan kullanıcı sayısı	Eğitim sürecine alınan kullanıcı sayısı.
Eğitim planlandı oranı	Görüşülen kullanıcılardan kaçının eğitim randevusu aldığı.
Eğitim randevusuna katılım oranı	Planlanan eğitimlerin yüzde kaçının gerçekleştiği.
No-show oranı	Eğitim planlanıp katılmayan kullanıcı oranı.
Eğitim sonrası satışa dönüşüm oranı	Eğitim alan kullanıcıların kaçının ödeme yaptığı.
Eğitim sonrası aktivasyon oranı	Eğitim sonrası kullanıcının sistemde işlem yapıp yapmadığı.
Ortalama eğitim süresi	Eğitim operasyon yükünü gösterir.
Eğitmen bazlı dönüşüm oranı	Hangi ekip üyesinin eğitimlerinin daha çok satışa döndüğünü gösterir.

Eğitim sonrası satışa dönüşüm formülü:
Eğitim alan ve ödeme yapan kullanıcı sayısı / Eğitim alan toplam kullanıcı sayısı × 100

7.7 Aktivasyon KPI’ları

SaaS’ta değer, kullanıcının yalnızca kayıt olmasıyla oluşmaz. Kullanıcının üründe ilk anlamlı işlemi yapması ve düzenli kullanıma geçmesi gerekir.

WEGS Go Aktivasyon Sinyalleri

Firma bilgilerini tamamladı
İlk müşteri/cari ekledi
İlk ürün/hizmet ekledi
İlk fatura taslağı oluşturdu
İlk faturasını kesti
İlk tahsilat/ödeme kaydı girdi
Banka veya e-Fatura entegrasyonu başlattı

WEGS Commerce Aktivasyon Sinyalleri

Pazaryeri entegrasyonu bağladı
İlk siparişleri çekti
İlk ürünleri senkronize etti
İlk kargo barkodu/fatura işlemi yaptı
Stok güncellemesi yaptı

KPI	Ne Ölçer?
Kayıttan ilk girişe geçen süre	Kullanıcı kayıt sonrası sisteme ne kadar hızlı girdi?
Profil tamamlama oranı	Firma ve hesap bilgileri tamamlandı mı?
İlk anlamlı işlem oranı	Kullanıcı üründe gerçek değer yaratan ilk işlemi yaptı mı?
Kayıttan ilk işleme geçen süre	Kullanıcının ne kadar hızlı aktive olduğunu gösterir.
Aktivasyon tamamlama oranı	Tanımlı aktivasyon adımlarının yüzde kaçının tamamlandığı.
Aktivasyon tamamlayanların satışa dönüşüm oranı	Aktivasyonun ödeme üzerindeki etkisi.
Aktivasyon tamamlamadan kaybolan kullanıcı sayısı	Ürün veya onboarding tıkanıklığını gösterir.

Önerilen Aktivasyon Seviyeleri

Seviye	Anlamı
Seviye 0	Sadece kayıt oldu
Seviye 1	İlk giriş yaptı
Seviye 2	Firma/profil bilgilerini tamamladı
Seviye 3	İlk anlamlı işlemi yaptı
Seviye 4	Eğitim aldı veya düzenli kullanıma geçti
Seviye 5	Ödeme yapan müşteri oldu

7.8 Müşteriye Dönüşüm KPI’ları

KPI	Formül / Ölçüm
Kayıttan müşteriye dönüşüm oranı	Ödeme yapan yeni müşteri / Toplam yeni kayıt
Görüşülen kullanıcıdan müşteriye dönüşüm	Ödeme yapan / Görüşme yapılan kullanıcı
Eğitim alan kullanıcıdan müşteriye dönüşüm	Ödeme yapan / Eğitim alan kullanıcı
Teklif alan kullanıcıdan müşteriye dönüşüm	Ödeme yapan / Teklif alan kullanıcı
Demo alan kullanıcıdan müşteriye dönüşüm	Ödeme yapan / Demo alan kullanıcı
İlk 5 dakikada arananların dönüşüm oranı	Ödeme yapan / İlk 5 dakikada aranan kullanıcı
5 dakikadan sonra arananların dönüşüm oranı	Ödeme yapan / Geç aranan kullanıcı
Hiç aranmayanların dönüşüm oranı	Ödeme yapan / Hiç aranmayan kullanıcı

Yönetim için kritik analiz: İlk 5 dakikada aranan kullanıcıların ödeme oranı ile geç aranan veya hiç aranmayan kullanıcıların ödeme oranı karşılaştırılmalıdır. Bu analiz, hızlı dönüşün satışa etkisini sayısal olarak gösterir.

7.9 Ekip Performans KPI’ları

KPI	Ne Ölçer?
Temsilci başına yeni atanan kayıt	İş yükü dağılımı.
Temsilci başına ilk 5 dakika arama oranı	Hız disiplini.
Temsilci başına ulaşma oranı	Arama başarısı.
Temsilci başına görüşme tamamlama oranı	Kaliteli temas oranı.
Temsilci başına satış görüşmesine dönüşüm	İlk arama kalitesi.
Temsilci başına teklif gönderme oranı	Satış aksiyonu üretimi.
Temsilci başına satışa dönüşüm	Ana performans metriği.
Temsilci başına New MRR	Gelir katkısı.
Temsilci başına ortalama satış döngüsü	Satış hızı.
Temsilci başına kaybedilen satış nedeni	Eğitim ve koçluk ihtiyacını gösterir.
Temsilci başına takip görevi gecikme oranı	Disiplin ve süreç uyumu.

Ekibi yalnızca arama sayısına göre ölçmek kaliteyi düşürebilir. Daha doğru yaklaşım; ilk temas hızı, görüşme başarısı, satış dönüşümü, New MRR ve takip disiplinini birlikte değerlendiren birleşik performans skorudur.

7.10 Takip Aramaları KPI’ları

KPI	Ne Ölçer?
Planlanan takip araması sayısı	Sistem kaç takip görevi oluşturdu?
Zamanında yapılan takip araması oranı	Görevler zamanında tamamlandı mı?
Geciken takip görevi sayısı	Operasyon kaçağı.
Takip aramasından satışa dönüşüm	Takibin satış etkisi.
Takip aramasından eğitim planlama oranı	Kullanıcıyı tekrar sürece alma başarısı.
Takip aramasından aktivasyona dönüşüm	Kullanıcının sisteme dönmesi.
Takip sonrası ödeme oranı	Takibin ticari sonucu.
Satışa kadar gereken ortalama temas sayısı	Bir satışın kaç temas sonrasında gerçekleştiği.

7.11 Tıkanıklık Analizi KPI’ları

Aşama	Ölçülecek Tıkanıklık
Kayıt oldu ama aranmadı	Operasyon kaçağı
Arandı ama ulaşılamadı	Telefon/veri kalitesi problemi
Görüşüldü ama satış görüşmesine geçmedi	İlk arama kalitesi veya lead kalitesi problemi
Satış görüşmesi oldu ama teklif istemedi	İhtiyaç, fiyat veya ürün uyumu problemi
Teklif gönderildi ama ödeme olmadı	Fiyat, güven, takip veya karar verici problemi
Eğitim planlandı ama katılmadı	Randevu kalitesi veya ilgi problemi
Eğitim aldı ama ödeme yapmadı	Ürün değeri, fiyat veya kapanış problemi
Ödeme yaptı ama kullanmadı	Onboarding ve müşteri başarı problemi

Örnek Huni Raporu

Huni Aşaması	Kullanıcı Sayısı	Dönüşüm	Kayıp
Yeni kayıt	1.000	%100	-
İlk 5 dakikada arandı	780	%78	220
Görüşme sağlandı	520	%52	260
Satış görüşmesine geçti	310	%31	210
Teklif gönderildi	180	%18	130
Eğitim aldı	120	%12	60
Ödeme yaptı	85	%8,5	35

7.12 Gelir KPI’ları

KPI	Ne Ölçer?
New MRR	Yeni müşterilerden gelen aylık tekrarlı gelir.
Expansion MRR	Mevcut müşterilerin paket yükseltme veya ek ürün geliri.
Churn MRR	Kaybedilen aylık gelir.
Net New MRR	New MRR + Expansion MRR - Churn MRR.
ARR	Yıllık tekrarlı gelir.
Ortalama ilk satış tutarı	Yeni müşterinin ilk ödeme tutarı.
ARPA / ARPU	Ortalama müşteri geliri.
CAC	Müşteri edinme maliyeti.
LTV	Müşteri yaşam boyu değeri.
LTV / CAC oranı	Büyümenin sağlıklı olup olmadığını gösterir.
Payback Period	Müşteri edinme maliyetinin kaç ayda geri döndüğü.

7.13 Ürün Bazlı Satış KPI’ları

Ürün bazlı KPI yapısı sabit bir liste olarak düşünülmemelidir. WEGS ürün ailesi geliştikçe, yeni ürünler eklendikçe veya mevcut ürünlerin kullanım senaryoları genişledikçe her ürün için ayrı aktivasyon, satış, kullanım, gelir ve başarı KPI’ları dinamik olarak tanımlanabilmelidir.

Temel kural: Genel SaaS satış KPI’ları tüm ürünler için ortak çalışır; ancak her ürünün kendi değer anı, aktivasyon kriteri ve satışa dönüşüm göstergesi farklı olacağı için ürün bazlı KPI’lar dinamik yönetilebilir olmalıdır.

Ürün	Başlangıç KPI Örnekleri	Gelecekte Genişleme Mantığı
WEGS Go (Ön Muhasebe)	Kayıttan ödeme dönüşümü, ilk fatura/işlem oranı	Yeni muhasebe, çek/senet, banka veya tahsilat özellikleri geldikçe yeni KPI eklenebilir.
WEGS Commerce (E-Ticaret)	Pazaryeri bağlama oranı, sipariş çekme oranı	Yeni pazaryeri, kargo, stok, buybox, depo veya AI özellikleri için ayrı KPI tanımlanabilir.
WEGS Collect (Tahsilat)	Tahsilat linki oluşturma oranı, ödeme alma oranı	Yeni ödeme yöntemi, taksit, hatırlatma veya tahsilat otomasyonu için ek KPI oluşturulabilir.
WEGS CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi)	Lead/fırsat kullanımı, ekip davet oranı	Yeni pipeline, teklif, görev, kampanya veya AI satış önerisi için ayrı KPI eklenebilir.
WEGS Banking (Açık Bankacılık)	Banka bağlama oranı, hareket çekme oranı	Yeni banka bağlantısı, nakit akışı, mutabakat veya finansal analiz özellikleri için KPI tanımlanabilir.
WEGS B2B (B2B / Bayi ve Toptan Satış Portalı)	Bayi ekleme, sipariş alma oranı	Yeni bayi seviyesi, fiyat listesi, iskonto, kota veya sipariş akışı geldikçe KPI genişletilebilir.
WEGS POS (Perakende / Mağaza Satış Sistemi)	Mağaza/şube ekleme ve satış işlemi oranı	Yeni kasa, şube, stok, iade veya vardiya özellikleri için ek KPI oluşturulabilir.
WEGS SMMM Portal (Mali Müşavir Portalı)	Müşteri daveti ve belge akışı oranı	Yeni belge, mutabakat, müşteri paylaşımı veya onay süreci için KPI eklenebilir.
Yeni geliştirilecek ürünler	Ürüne özel kayıt, aktivasyon, kullanım ve ödeme dönüşümü	Her yeni ürün için ürün yöneticisi ve satış ekibi tarafından özel KPI seti tanımlanmalıdır.

Ürün Bazlı KPI Tanımlama Kuralları

Kural	Açıklama
Dinamik KPI Tanımı	Her ürün için sabit kodlanmış KPI yerine admin panelinden yönetilebilir KPI tanımı yapılabilmelidir.
Ürün Yaşam Döngüsü	Yeni ürün yayına alındığında “ürün bazlı KPI seti” oluşturulmadan satış takibi başlatılmamalıdır.
Aktivasyon Kriteri	Her ürün için “ilk değer anı” ayrı belirlenmelidir. Örneğin fatura kesmek, banka bağlamak, sipariş çekmek veya tahsilat linki oluşturmak.
Dönüşüm Kriteri	Her ürün için kayıt → aktivasyon → eğitim → teklif → ödeme dönüşüm oranları ayrı izlenmelidir.
Versiyonlama	Ürün değiştikçe KPI tanımı da versiyonlanmalı; eski dönem raporları bozulmamalıdır.
KPI Sahibi	Her ürün KPI’ının bir sorumlusu olmalıdır: ürün yöneticisi, satış yöneticisi veya müşteri başarı yöneticisi.
Dashboard Esnekliği	Dashboard’da ürün seçildiğinde o ürüne özel KPI kartları otomatik değişebilmelidir.

7.14 Segment Bazlı KPI’lar

Segment	Ölçüm Amacı
Kaynak bazlı	Web, referans, banka, fuar, reklam ve partner dönüşümünü karşılaştırır.
Ürün ilgisi bazlı	Go, Commerce, Collect, Banking gibi ürünlerde dönüşüm oranını gösterir.
Firma tipi bazlı	Şahıs, limited, anonim, e-ticaretçi, bayi veya muhasebeci ayrımı yapar.
Şehir bazlı	Bölgesel satış performansını gösterir.
Sektör bazlı	Perakende, hizmet, e-ticaret, üretim, toptan gibi sektörleri karşılaştırır.
Firma büyüklüğü bazlı	Mikro, küçük, orta ve kurumsal segment verimini ölçer.
Temsilci bazlı	Ekip performansını ölçer.
Kampanya bazlı	Hangi kampanyanın daha iyi müşteri getirdiğini gösterir.

Örnek Kaynak Bazlı Dönüşüm Tablosu

Kaynak	Kayıt	Görüşme	Ödeme	Dönüşüm
Web sitesi	500	270	45	%9
Referans	120	95	32	%26
Banka partneri	300	180	40	%13
Fuar	80	50	8	%10

7.15 Operasyonel Uyarılar

Uyarı	Tetikleyici
Yeni kayıt geldi, 5 dakika içinde ara	Mesai içinde yeni kayıt oluştu
İlk 5 dakika kaçırıldı	Kayıttan 5 dakika geçti ve arama yok
15 dakika geçti, hâlâ aranmadı	Kritik takip uyarısı
Ulaşılamadı, tekrar ara	İlk arama sonucu ulaşılamadı
Satış görüşmesi bekliyor	Hoşgeldin aramasında ilgi var ama fırsat açılmadı
Teklif gönderildi, 24 saattir takip yok	Teklif sonrası takip görevi oluşmadı
Eğitim planlandı, yaklaşan randevu var	Eğitim öncesi hatırlatma zamanı geldi
Eğitim yapıldı, satış aksiyonu yok	Eğitim sonrası teklif veya takip açılmadı
Lisans bitişine 15 gün kaldı	Yenileme görevi oluşturulmalı
Kullanıcı 7 gündür giriş yapmadı	Aktivasyon riski
Müşteri ödeme yapmadı	Tahsilat takibi gerekli
Açık kritik destek var	Müşteri başarı riski

7.16 Dashboard’da Görülmesi Gereken Ana Kartlar

Günlük Satış Operasyonu

Bugünkü yeni kayıt
İlk 5 dakikada aranan oran
Aranmayı bekleyen kayıt
Bugünkü görüşme sayısı
Bugünkü satış görüşmesi

Dönüşüm ve Gelir

Gönderilen teklif
Bugünkü yeni müşteri
Bugünkü New MRR
Eğitim planlanan kullanıcı
Eğitim tamamlanan kullanıcı

Yönetim ve Risk

Geciken takip görevleri
Churn riski yüksek müşteri
Temsilci bazlı dönüşüm oranı
Kaybedilen satış nedenleri
En çok tıkanan huni aşaması

7.17 En Kritik KPI Seti

Kapsam	KPI
1	İlk 5 dakikada arama oranı
2	Kayıttan ilk aramaya ortalama süre
3	Ulaşılabilen kullanıcı oranı
4	Hoşgeldin aramasından satış görüşmesine dönüşüm
5	Satış görüşmesinden teklife dönüşüm
6	Tekliften ödemeye dönüşüm
7	Eğitim alan kullanıcıdan ödemeye dönüşüm
8	Kayıttan ödeme yapan müşteriye dönüşüm
9	Kayıttan ödemeye geçen ortalama süre
10	Yeni MRR
11	Kaybedilen satış nedeni dağılımı
12	Geciken takip görevi sayısı
13	Temsilci bazlı dönüşüm oranı
14	Lead kaynağı bazlı dönüşüm oranı
15	Ürün bazlı dönüşüm oranı ve ürün özel KPI setlerinin takibi

7.18 Önerilen Huni Aşamaları

Aşama	Açıklama
Yeni Kayıt	Kullanıcı WEGS’e kayıt oldu.
İlk Arama Bekliyor	Henüz aranmadı.
Hoşgeldin Araması Yapıldı	İlk temas tamamlandı.
Ulaşılamadı	Arandı ama görüşme olmadı.
İhtiyaç Analizi	Kullanıcının ihtiyacı öğrenildi.
Satış Görüşmesi	Ürün, fiyat ve fayda anlatımı yapılıyor.
Demo / Eğitim Planlandı	Eğitim veya demo randevusu oluşturuldu.
Eğitim Tamamlandı	Kullanıcı ürünü gördü veya kullandı.
Teklif Gönderildi	Satış teklifi gönderildi.
Takipte	Karar bekleniyor.
Kazanıldı	Ödeme yaptı.
Kaybedildi	Satış olmadı.
Pasif / Donduruldu	Şu an ilgilenmiyor ancak ileride takip edilecek.

7.19 Her Kayıt İçin Tutulması Gereken Alanlar

Alan	Gerekçe
Kayıt tarihi ve saati	İlk temas süresi için
Kayıt mesai içinde mi/dışında mı?	5 dakika KPI’ı için
İlk arama tarihi ve saati	Hız ölçümü için
İlk arayan kişi	Temsilci performansı için
Arama sonucu	Ulaşma oranı için
İlgilenilen ürün	Ürün bazlı dönüşüm için
Lead kaynağı	Kaynak bazlı dönüşüm için
Bayi / alt bayi / SMMM kaynak bilgisi	Müşterinin hangi kanal ve hangi yönlendiren kişi üzerinden geldiğini takip etmek için
Kaynak ilişki kaydı	Aynı SMMM’nin farklı bayiler üzerinden müşteri yönlendirebilmesini doğru raporlamak için
Firma tipi/sektör	Segment analizi için
Firma yetkilileri	Karar verici, muhasebe, teknik, operasyon ve eğitim kişilerini ayrı takip etmek için
Atanan satışçı	Ekip takibi için
Sonraki aksiyon tarihi	Takip disiplini için
Demo/eğitim planlandı mı?	Eğitim KPI’ı için
Eğitim tarihi	Eğitim dönüşümü için
Teklif gönderildi mi?	Teklif dönüşümü için
Teklif tutarı	Satış potansiyeli için
Ödeme yaptı mı?	Ana dönüşüm için
Ödeme tarihi	Satış döngüsü için
İlk ödeme tutarı	Gelir kalitesi için
Kaybedildi mi?	Huni analizi için
Kaybetme nedeni	Tıkanıklık analizi için
Müşteri olduysa aktif ürün	Ürün geliri için

7.20 Yönetim İçin Özet KPI Paneli

KPI	Bugün	Bu Hafta	Bu Ay
Yeni kayıt
İlk 5 dk arama oranı
Görüşme sağlanan kullanıcı
Satış görüşmesi
Eğitim planlanan
Eğitim tamamlanan
Teklif gönderilen
Yeni müşteri
Yeni MRR
Kayıttan müşteriye dönüşüm
Ortalama satış döngüsü
Geciken takip görevi

7.21 Önerilen Sistem Mantığı

Kullanıcı kayıt olur. Sistem kayıt saatini kontrol eder. Mesai içindeyse 5 dakikalık sayaç başlar ve satış ekibine görev düşer. 5 dakika içinde arama yapılmazsa uyarı oluşur. Arama sonucu zorunlu girilir. Kullanıcı ilgileniyorsa satış fırsatı açılır. Eğitim gerekiyorsa eğitim görevi oluşturulur. Teklif gerekiyorsa teklif hazırlanır. Her aşama tarihli olarak kaydedilir. Ödeme olursa müşteri kazanıldı olur. Ödeme olmazsa kaybetme nedeni seçilir. Sistem huni raporunda tıkanıklığı gösterir.

8. Panelin Kalbi: Müşteri 360° Kartı

Müşteri detay ekranı, tüm panelin en kritik ekranıdır. Ekip üyesi müşteri kartına girdiğinde “bu müşteri kim, ne satın aldı, ne durumda, sorun var mı, ödeme riski var mı, hangi aksiyon gerekli?” sorularının tamamını cevaplayabilmelidir.

Müşteri 360° — Örnek Ekran Kurgusu İç Kullanım

Sağlık Skoru82/100

MRR₺18.500

Açık Ticket3

Churn RiskiOrta

AI Müşteri Özeti

Müşteri son 30 günde aktif ancak iki kritik destek talebi açık. Lisans bitişine 18 gün kaldı. Finans tarafında gecikmiş ödeme yok. Yenileme görüşmesi için müşteri başarı ekibine görev önerilir.

Önerilen Aksiyonlar

Yenileme görüşmesi planla
Açık kritik ticketları teknik ekibe önceliklendir
WEGS Banking için çapraz satış fırsatı oluştur

Müşteri 360° Sekmeleri

Özet

Sağlık skoru, churn riski, aktif ürünler, MRR, açık destek, açık ödeme, son aktivite ve AI özet.

Workspace’ler

Müşteriye bağlı tüm workspace’ler, owner, son giriş, aktif ürünler ve teknik durum.

Satış

Lead geçmişi, açık fırsatlar, kazanılan/kaybedilen fırsatlar ve teklif kayıtları.

Lisans & Paket

Aktif paketler, seat kullanımı, bitiş tarihleri, özel fiyat ve yenileme durumu.

Finans

Faturalar, ödemeler, gecikmeler, kontör geçmişi ve tahsilat notları.

Destek

Açık/kapalı ticketlar, SLA ihlalleri, kritik sorunlar ve destek memnuniyeti.

Onboarding

Kurulum adımları, tamamlanan görevler, bekleyen işler ve 7/30/90 gün kontrolleri.

İletişim

E-posta, WhatsApp, telefon, toplantı, demo ve iç ekip notları.

Log & Audit

Bu müşteriyle ilgili tüm sistemsel ve yönetimsel işlem kayıtları.

8.1 Firma Yetkilileri ve Çoklu İlgili Kişi Yönetimi

Müşteri veya müşteri adayı olan her firma altında birden fazla yetkili kişi tanımlanabilmelidir. Satış, eğitim, destek, finans ve teknik süreçlerde farklı kişilerle iletişim kurulabileceği için firma kaydı tek kişiyle sınırlı olmamalıdır.

Satış

Karar Verici / Satın Alma

Teklif, fiyat, paket seçimi, sözleşme ve ödeme kararlarında etkili olan kişi veya kişiler.

Operasyon

Kullanıcı / Operasyon Yetkilisi

Ürünü günlük kullanacak, eğitim alacak ve süreçlerde aktif olacak kişi veya ekip üyeleri.

Finans / Teknik

Muhasebe ve Teknik Yetkili

Fatura, ödeme, entegrasyon, kurulum, e-Dönüşüm, banka veya pazaryeri bağlantılarıyla ilgilenen kişiler.

Yetkili Kişi Kartında Tutulması Gereken Alanlar

Alan	Açıklama	Kullanım Amacı
Ad Soyad	Yetkili kişinin adı ve soyadı	Temel kimlik bilgisi
Ünvan / Görev	Firma içindeki pozisyonu	Doğru kişiye doğru konu ile gitmek
Departman	Yönetim, muhasebe, operasyon, teknik, satın alma vb.	İletişim segmentasyonu
Telefon / GSM	Arama ve WhatsApp iletişimi için	Hoşgeldin araması, takip ve destek
E-posta	Teklif, fatura, eğitim ve bilgilendirme gönderimleri için	Resmi iletişim ve bildirim
Yetkili Tipi	Karar verici, kullanıcı, muhasebe, teknik, operasyon, yönetici	Satış ve destek akışlarını doğru kişiye yönlendirme
Birincil Yetkili mi?	Firma için ana iletişim kişisi	Varsayılan iletişim kişisini belirleme
Karar Etkisi	Yüksek, orta, düşük	Satış kapanışında öncelikli kişiyi belirleme
İletişim İzni	Arama, e-posta, SMS, WhatsApp izinleri	KVKK ve izinli iletişim takibi
Notlar	Kişiye özel iç notlar	Ekip içi müşteri hafızası

Yetkili Kişi Bazlı İş Kuralları

Her firmada en az bir birincil yetkili bulunmalıdır.
Bir firmaya sınırsız veya paket/operasyon ihtiyacına göre birden fazla yetkili kişi eklenebilmelidir.
Her yetkili kişiye ayrı görev, arama, eğitim, teklif, destek ve takip kaydı bağlanabilmelidir.
Teklif gönderilecek kişi ile eğitim verilecek kişi farklı seçilebilmelidir.
Finansal bildirimler muhasebe/finans yetkilisine, teknik bildirimler teknik yetkiliye, satış teklifleri karar vericiye yönlendirilebilmelidir.
Bir kişi birden fazla role sahip olabilir; örneğin hem karar verici hem de operasyon kullanıcısı olabilir.
Yetkili kişi pasife alınabilir ancak geçmiş görüşme, teklif, eğitim ve destek kayıtları silinmemelidir.

Örnek: Bir firma için Genel Müdür karar verici, Muhasebe Müdürü ödeme ve fatura yetkilisi, E-Ticaret Sorumlusu operasyon kullanıcısı, IT Sorumlusu ise entegrasyon/teknik yetkili olarak tanımlanabilir. Böylece her süreç doğru kişi üzerinden yönetilir.

9. Modül Bazlı Detaylı Tasarım

Aşağıdaki modüller, sistemin en gelişmiş hedef mimarisini temsil eder. Workspace, lisans, onboarding, destek, log, MRR ve sistem sağlığı omurgası; lead, pipeline, teklif, müşteri 360°, müşteri başarı, finans, entegrasyon ve AI vizyonuyla birlikte tek kapsamda ele alınır.

1Dashboard

WEGS ekibinin güne başladığında önceliklerini 10 saniyede görmesini sağlar.

Toplam müşteri, aktif workspace, aktif lisans
Aylık MRR, yeni MRR, churn MRR, expansion MRR
Açık destek talebi ve kritik SLA ihlali
Bugün aranacak / takip edilecek müşteriler
Lisansı yaklaşan, ödemesi geciken, pasifleşen müşteriler
AI “bugünün öncelikleri” kartı

2Müşteri Yönetimi

Firma, kişi, grup şirket, bayi, şube ve müşteri ilişkilerinin merkezidir.

Firma unvanı, vergi no, sektör, segment, şehir
Bir firmaya birden fazla yetkili kişi ekleme: karar verici, muhasebe, teknik, operasyon, satın alma ve yönetici
Yetkili kişi bazında iletişim tercihleri, rol, öncelik ve karar etkisi
Müşteri sahibi / atanan ekip üyesi
Etiket, not, iç uyarı ve özel durum alanları
Mükerrer kayıt tespit ve birleştirme
Müşteri sağlık skoru ve müşteri değeri

3Workspace Yönetimi

Her müşteriye bağlı workspace’lerin operasyonel durumunu yönetir.

Workspace ID, domain, owner, oluşturulma tarihi
Aktif ürünler ve modüller
Aktif/pasif/askıda/trial/onboarding durumları
Son giriş ve kullanım aktivitesi
Workspace askıya alma / aktife alma
Workspace iç notları ve işlem geçmişi

4Lead Yönetimi

Satış öncesi tüm potansiyellerin izlenmesini sağlar.

Kaynak: web, referans, banka, fuar, inbound, outbound, partner
İlgilendiği WEGS ürünü
Lead skoru ve öncelik
Atanan satış temsilcisi
Takip görevi ve son iletişim tarihi
Lead’i fırsata veya müşteriye dönüştürme

5Satış Pipeline

Fırsatların aşama bazlı yönetildiği satış operasyon ekranıdır.

Yeni lead, ilk görüşme, ihtiyaç analizi, demo, teklif, pazarlık, kazanıldı/kaybedildi
Fırsat tutarı, olasılık ve beklenen kapanış tarihi
Ürün/modül bazlı fırsat satırları
Kaybetme nedeni ve rakip bilgisi
Aşama bazlı zorunlu alanlar
Geciken fırsat uyarıları

6Teklif Yönetimi

Satış tekliflerinin CRM üzerinden hazırlanıp takip edilmesini sağlar.

WEGS Go, WEGS Commerce, WEGS Collect, WEGS CRM, WEGS Banking, WEGS B2B, WEGS POS ürünleri
Aylık/yıllık fiyat, iskonto, KDV ve özel fiyat
Kontör, entegrasyon, ek kullanıcı ve özel geliştirme kalemleri
PDF teklif çıktısı
Revizyon geçmişi
Yönetici onaylı iskonto süreci

7Lisans Yönetimi

Müşterilerin satın aldığı ürünleri, seat havuzlarını ve kullanım haklarını yönetir.

Ürün, paket, seat, başlangıç ve bitiş tarihleri
Kullanılan seat / toplam seat oranı
Sona yakın lisans uyarıları
Seat atama, geri alma ve transfer
Paket yükseltme / düşürme
Lisans yenileme pipeline’ı

8Onboarding Takibi

Yeni müşterilerin kurulum ve devreye alma sürecini standartlaştırır.

Workspace oluşturma
Kullanıcı aktivasyonu
İhtiyaç analizi
Paket ve ödeme kontrolü
Entegrasyon kurulumu
Canlı demo ve devir teslim
7. gün ve 30. gün kontrolü

9Müşteri Başarı

Müşteri aktivasyonu, memnuniyeti, yenilemesi ve kayıp riskini yönetir.

Kullanım aktivitesi ve modül bazlı benimseme
Pasif müşteri uyarıları
Churn risk skoru
Upsell / cross-sell önerileri
Yenileme takibi
7/30/60/90 gün müşteri başarı görevleri

10Destek Talepleri

Ticket, öncelik, SLA ve çözüm süreçlerini müşteri kartıyla birleştirir.

Açık/kapalı ticketlar
Öncelik ve SLA durumu
Destek yoğunluğu skoru
Teknik ekibe görev atama
Müşteri memnuniyet etkisi
AI destekli ticket özeti

11Finans & Tahsilat

Her müşterinin WEGS’e olan finansal değerini ve riskini gösterir.

MRR, ARR ve lifetime gelir
Açık faturalar ve gecikmiş ödemeler
Ödeme geçmişi
Kontör bakiye ve satın alma geçmişi
Ödeme hatırlatma görevleri
Tahsilat risk skoru

12Entegrasyon & Sistem Sağlığı

Workspace bazlı entegrasyonların ve servislerin teknik durumunu izler.

Pazaryeri, banka, e-Dönüşüm, kargo, ERP entegrasyonları
Başarılı/başarısız senkronizasyon kayıtları
API hata oranı
Son çalışma zamanı
Kritik entegrasyon alarmı
Servis uptime ve sistem sağlığı

10. Eğitim Materyalleri ve Sıkça Sorulan Sorular Yönetimi

Panel içinde WEGS ekibinin, bayilerin, alt bayilerin ve yetkili kullanıcıların ihtiyaç duyduğu eğitim materyalleri ile sıkça sorulan soruların merkezi olarak yönetilebildiği dinamik bir bilgi alanı bulunmalıdır. Bu alan hem iç ekip eğitimini hem de müşteri yönlendirme süreçlerinde standart bilginin kullanılmasını sağlar.

Temel prensip: İçerik oluşturma, düzenleme ve dosya ekleme yetkisi yalnızca üst yönetim ve özel yetkilendirilmiş kullanıcılarda olmalıdır. Diğer kullanıcıların hangi materyalleri görüntüleyebileceği rol ve yetki bazında seçilebilmelidir.

Doküman

PDF ve Kılavuzlar

e-İmza üretim dokümanı, e-Fatura başvuru kılavuzu, mali mühür başvuru adımları, entegrasyon kurulum dokümanları gibi yazılı içerikler.

Video

Eğitim Videoları

Başvuru süreçleri, ürün kullanımı, ilk kurulum, eğitim kayıtları ve kısa anlatım videoları içerik kartlarına eklenebilir.

SSS

Sıkça Sorulan Sorular

Kategori bazlı sorular, kısa cevaplar, detaylı açıklamalar, bağlantılı dokümanlar ve ilgili ürün/işlem etiketleriyle yönetilir.

10.1 Eğitim Materyali Yönetimi

Eğitim materyalleri dinamik olarak oluşturulabilmeli, düzenlenebilmeli, pasife alınabilmeli, versiyonlanabilmeli ve dosya ekleriyle zenginleştirilebilmelidir.

Alan	Açıklama	Örnek
Başlık	Materyalin görünen adı	e-İmza Üretim Dokümanı
Kategori	İçeriğin hangi başlık altında yer aldığı	e-Dönüşüm, Başvuru, Kurulum, Eğitim, Entegrasyon
Alt Kategori	Daha detaylı sınıflandırma	e-Fatura Başvurusu, Mali Mühür, e-İmza, Pazaryeri Kurulumu
İçerik Tipi	Doküman, video, bağlantı, kontrol listesi veya karma içerik	PDF + Video
Açıklama	İçeriğin kısa özeti	e-İmza üretim sürecinin adım adım anlatımı
Dosya Ekleri	PDF, Word, Excel, görsel, video, bağlantı veya ek dosya	basvuru-rehberi.pdf, egitim-video-linki
Ürün İlişkisi	Hangi WEGS ürünüyle ilişkili olduğu	WEGS Go, WEGS Commerce, WEGS SMMM Portal
Görüntüleme Yetkileri	Hangi rollerin içeriği görebileceği	WEGS Ekibi, Bayi, SMMM, Destek, Satış
Durum	Yayında, taslak, pasif, arşiv	Yayında
Versiyon	İçeriğin güncelleme sürümü	v1.2
Son Güncelleyen	İçeriği düzenleyen kullanıcı	Üst yönetim veya yetkili kullanıcı

10.2 Örnek Eğitim Materyali Kategorileri

e-Dönüşüm Başvuru Materyalleri

e-İmza üretim dokümanı
e-Fatura başvurusu
Mali mühür başvurusu
e-Arşiv ve e-İrsaliye başvuru süreçleri
GİB portal ve özel entegratör yönlendirmeleri

WEGS Kullanım Materyalleri

İlk kurulum ve firma bilgileri tamamlama
İlk fatura oluşturma
İlk cari/müşteri ekleme
Pazaryeri entegrasyonu bağlama
Banka ve tahsilat işlemleri

Bayi ve SMMM Materyalleri

Müşteri yönlendirme süreci
Bayi paneli kullanım kılavuzu
SMMM müşteri daveti akışı
Kaynak ve yönlendirme kuralları
Sık kullanılan satış anlatımları

Destek ve Operasyon Materyalleri

En sık yaşanan kurulum sorunları
e-Fatura hata çözümleri
Pazaryeri entegrasyon hata rehberi
Müşteri eğitim kontrol listesi
Satış sonrası takip kontrol listesi

10.3 Sıkça Sorulan Sorular Yönetimi

SSS alanı da eğitim materyalleri gibi dinamik olarak yönetilebilmelidir. Sorular kategori, ürün, hedef rol ve görünürlük yetkisine göre ayrılmalıdır.

Alan	Açıklama	Örnek
Soru	Kullanıcının göreceği soru metni	Mali mühür başvurusu nasıl yapılır?
Kısa Cevap	Hızlı yanıt için özet cevap	Başvuru Kamu SM üzerinden yapılır ve firma yetkilisi bilgileri gerekir.
Detaylı Cevap	Adım adım açıklama veya yönlendirme	Başvuru adımları, gerekli belgeler ve dikkat edilecek noktalar
Kategori	Sorunun bağlı olduğu konu	e-Dönüşüm, Fatura, Entegrasyon, Bayi, SMMM
İlgili Ürün	Hangi ürünle ilişkili olduğu	WEGS Go, WEGS Commerce, WEGS SMMM Portal
Bağlı Materyaller	Soruyla ilişkili doküman veya video	Mali mühür başvuru PDF’i, anlatım videosu
Görüntüleme Yetkileri	Kimlerin bu SSS kaydını görebileceği	Satış, destek, bayi, SMMM, yönetim
Durum	Yayında, taslak, pasif	Yayında
Sıralama	Listede hangi sırada görüneceği	1, 2, 3

10.4 Yetki ve Görünürlük Kuralları

Yetki	Kimlerde Olabilir?	Açıklama
İçerik Oluşturma	Üst yönetim, özel yetkili içerik yöneticisi	Yeni eğitim materyali veya SSS kaydı oluşturabilir.
İçerik Düzenleme	Üst yönetim, özel yetkili kullanıcı	Mevcut içerikleri güncelleyebilir, dosya ekleyebilir, görünürlük değiştirebilir.
İçerik Yayına Alma	Üst yönetim veya onay yetkili kullanıcı	Taslak içerikleri yayınlayabilir.
İçerik Pasife Alma	Üst yönetim veya özel yetkili kullanıcı	Eski veya geçersiz içeriği kullanıcı görünümünden kaldırabilir.
Görüntüleme	Rol bazında seçilebilir	Satış, destek, müşteri başarı, bayi, alt bayi, SMMM veya salt okunur kullanıcılar için ayrı ayrı belirlenir.
Dosya İndirme	Rol bazında seçilebilir	Bazı kullanıcılar sadece görüntüleyebilir, bazıları dosya indirebilir.

Görünürlük kuralı: Her eğitim materyali ve SSS kaydı için “hangi roller görebilir?” seçimi yapılmalıdır. Örneğin e-Fatura başvuru dokümanı satış, destek, bayi ve SMMM tarafından görüntülenebilirken; iç satış scriptleri yalnızca WEGS satış ekibine açık olabilir.

10.5 İşlevsel Özellikler

Arama ve Filtreleme

Başlıkta arama
Kategoriye göre filtre
Ürüne göre filtre
Rol/görünürlük filtresi
Dosya tipine göre filtre

Dosya ve Video Yönetimi

PDF, Word, Excel, görsel ekleme
Video dosyası veya video linki ekleme
Birden fazla ek dosya
Dosya açıklaması
Versiyon geçmişi

İçerik Kalitesi

Son güncelleme tarihi
Güncelleyen kullanıcı
Yayına alma onayı
Pasif/arşiv durumu
Kullanım ve görüntülenme istatistiği

10.6 Raporlama

Rapor	Ne Gösterir?
En çok görüntülenen materyaller	Ekibin ve kanalların en çok hangi içeriklere ihtiyaç duyduğunu gösterir.
En çok aranan SSS konuları	Hangi konularda bilgi eksikliği olduğunu gösterir.
Rol bazlı içerik kullanımı	Satış, destek, bayi ve SMMM kullanıcılarının hangi içerikleri kullandığını gösterir.
Güncellenmesi gereken içerikler	Uzun süredir güncellenmeyen dokümanların listesini verir.
İçerik sonrası destek azalması	Belirli bir materyal yayınlandıktan sonra ilgili destek taleplerinde azalma olup olmadığını ölçer.

11. AI Destekli İç Asistan Kurgusu

AI burada müşteriye satılacak bir vitrin özelliği olarak değil, WEGS ekibinin karar ve takip hızını artıran iç operasyon asistanı olarak tasarlanmalıdır.

Özetleme

Müşteri Özeti

Son görüşmeler, destek talepleri, ödeme durumu, kullanım aktivitesi ve açık fırsatlar tek paragraflık yönetici özetine dönüştürülür.

Risk

Churn ve Tahsilat Riski

Pasiflik, destek yoğunluğu, lisans bitişi ve ödeme gecikmesi gibi sinyallerle risk skoru üretilir.

Aksiyon

Sonraki En İyi Aksiyon

Sistem “bugün kimi aramalı, hangi teklif takip edilmeli, hangi müşteride risk var?” sorularına cevap verir.

AI Kullanım Senaryoları

Senaryo	Açıklama	Kullanacak Ekip
Müşteri özetle	Müşteri kartındaki tüm kritik verilerden kısa, okunabilir özet üretir.	Satış, destek, müşteri başarı, yönetim
Churn nedeni açıkla	Müşterinin neden riskli göründüğünü sinyal bazlı açıklar.	Müşteri başarı
Teklif taslağı hazırla	Seçilen ürün/paket ve görüşme notlarına göre teklif metni oluşturur.	Satış
Mail yanıtı yaz	Ticket veya görüşme notuna göre müşteriye gönderilecek e-posta taslağı üretir.	Destek, müşteri başarı
Geciken fırsatları bul	Uzun süredir aşama değiştirmeyen fırsatları listeler ve aksiyon önerir.	Satış yöneticisi
Upsell fırsatı öner	Kullanım ve ürün ilgisine göre WEGS Banking, WEGS B2B, WEGS Collect gibi ürünler için çapraz satış önerir.	Satış, müşteri başarı

Kontrol ilkesi: AI hiçbir kritik işlemi otomatik tamamlamamalıdır. Lisans iptali, fiyat değişikliği, müşteri silme, ödeme kaydı, kullanıcı yetkisi ve resmi e-posta gönderimi gibi işlemler mutlaka insan onayıyla yapılmalıdır.

12. Genel Başarı KPI’ları

Projenin başarısı yalnızca yazılımın geliştirilmesiyle değil, WEGS ekibinin günlük operasyonunda ölçülebilir iyileşme yaratmasıyla değerlendirilmelidir.

%90+

Müşteri verisi merkezileşme oranı

Müşteriyle ilgili ana bilgilerin panelde tutulma oranı.

-30%

Takip kaçırma oranı

Geciken teklif, unutulan arama ve atlanmış yenileme sayısındaki azalma.

+20%

Yenileme verimliliği

Lisans yenileme ve süre uzatma süreçlerinin daha görünür hale gelmesi.

-25%

Destek çözüm süresi

Müşteri geçmişinin görünmesiyle destek süreçlerinin hızlanması.

Takip Edilecek Ana KPI Listesi

Kategori	KPI	Neden Önemli?
Satış	Lead’den fırsata dönüşüm oranı	Satış kalitesini ve kaynak verimliliğini gösterir.
Satış	Fırsat kapanma süresi	Satış döngüsünün hızını ölçer.
Teklif	Teklif kabul oranı	Fiyatlama, teklif kalitesi ve müşteri uygunluğunu gösterir.
Lisans	Sona yakın lisans takip oranı	Yenileme kaybını azaltır.
Müşteri Başarı	Aktif kullanım oranı	Müşterinin ürünü benimsemesini ölçer.
Müşteri Başarı	Churn riskli müşteri sayısı	Kayıp öncesi müdahale fırsatı sağlar.
Destek	SLA ihlal oranı	Müşteri memnuniyeti ve operasyon kalitesi için kritiktir.
Finans	Gecikmiş ödeme oranı	Tahsilat riski ve nakit akışını gösterir.
Yönetim	MRR, New MRR, Expansion MRR, Churn MRR	Gelir büyümesi ve kayıp analizinin temelidir.

13. Önerilen Ana Menü Yapısı

Menü yapısı günlük kullanım ergonomisine göre tasarlanmalıdır. Sol menü veya üst navigasyonda önce müşteri ve satış operasyonu, ardından destek/finans/entegrasyon, en sonda yönetim ve teknik ayarlar yer almalıdır.

#	Menü	Amaç	Kapsam
1	Dashboard	Tüm operasyonun anlık özeti ve öncelikli aksiyonlar	Tam Kapsam
2	Müşteriler	Firma, kişi, müşteri grubu ve 360° müşteri kartı	Tam Kapsam
3	Workspace’ler	Müşteri workspace’lerinin yönetimi	Tam Kapsam
4	Leadler	Satış öncesi potansiyel müşteri takibi	Tam Kapsam
5	Satış Pipeline	Fırsatların aşama bazlı yönetimi	Tam Kapsam
5.1	Bayi & SMMM Kanal Yönetimi	Bayi, alt bayi, SMMM ve kaynak bazlı müşteri yönlendirme yapısı	Tam Kapsam
6	Teklifler	Teklif, revizyon, onay ve PDF teklif süreci	Tam Kapsam
7	Lisanslar	Aktif ürünler, seat, bitiş tarihi, otomatik lisans atama ve yenileme yönetimi	Tam Kapsam
8	Paket & Fiyatlandırma	Ürün, paket, özel fiyat ve iskonto kuralları	Tam Kapsam
9	Onboarding	Yeni müşteri kurulum adımlarının takibi	Tam Kapsam
10	Müşteri Başarı	Aktivasyon, kullanım, churn ve yenileme takibi	Tam Kapsam
10.1	Eğitim Materyalleri & SSS	PDF, video, doküman, başvuru kılavuzu ve sıkça sorulan soruların merkezi yönetimi	Tam Kapsam
11	Destek Talepleri	Ticket, SLA, öncelik ve çözüm süreci	Tam Kapsam
12	Finans & Tahsilat	MRR, açık ödeme, gecikme ve tahsilat notları	Tam Kapsam
13	Faturalar	Müşteri panelinden yapılan ödemeye bağlı otomatik fatura, PDF ve muhasebe entegrasyonu	Tam Kapsam
14	Entegrasyonlar	Pazaryeri, banka, e-Dönüşüm, kargo ve ERP bağlantıları	Tam Kapsam
15	Sistem Sağlığı	Servis uptime, SLA, hata, uyarı ve kanal bazlı entegrasyon takibi	Tam Kapsam
16	Raporlar	Satış, gelir, destek, churn ve ekip performansı	Tam Kapsam
17	Audit Log	Değiştirilemez işlem kaydı	Tam Kapsam
18	Admin Ayarları	Rol, yetki, bildirim, güvenlik ve sistem ayarları	Tam Kapsam

14. Rol ve Yetki Matrisi

Panel dahili ve kritik operasyon verisi içerdiği için rol bazlı erişim güçlü tasarlanmalıdır. Finansal veriler, teknik loglar, fiyatlandırma ve audit kayıtları ayrı yetki katmanlarıyla korunmalıdır.

Rol	Görebilir	Yapabilir	Kısıt
Super Admin	Tüm modüller	Okuma, yazma, silme, ayar değiştirme	Kritik işlemlerde double-confirm ve audit zorunlu
Yönetim	Dashboard, raporlar, müşteri, gelir, pipeline	Stratejik raporları görüntüler	Teknik ayarları değiştiremez
Satış Yöneticisi	Lead, pipeline, teklif, müşteri, satış raporları	Fırsat atar, teklif onaylar, satış performansını izler	Sistem ayarları ve teknik loglara erişemez
Satış Temsilcisi	Kendi lead, fırsat, teklif ve müşterileri	Görüşme, teklif, görev ve takip kaydı oluşturur	Başka temsilcinin fırsatını yönetemez
Müşteri Başarı	Müşteri, onboarding, kullanım, churn, destek özeti	Görev açar, not ekler, müşteri başarı süreci yürütür	Fiyat ve finansal işlem değiştiremez
Destek Ekibi	Ticket, müşteri teknik özeti, entegrasyon durumu	Ticket çözer, teknik not ekler, eskalasyon oluşturur	Finans ve fiyat bilgisine sınırlı erişir
Finans Ekibi	Fatura, ödeme, tahsilat, MRR, lisans	Ödeme ve tahsilat notu girer, finans raporlarını izler	Teknik log ve sistem ayarlarına erişemez
Teknik Ekip	Entegrasyon, log, sistem sağlığı, workspace teknik bilgisi	Teknik problem, servis ve entegrasyon durumunu yönetir	Gelir ve fiyat bilgisine erişemez
Bayi Kullanıcısı	Kendi oluşturduğu müşteriler, kendisine bağlı alt bayi/SMMM kaynaklı kayıtlar ve kendi kanal performansı	Müşteri adayı ekler, yetkili kişi girer, kendi kayıtlarını takip eder	Başka bayilerin verilerini, WEGS genel KPI’larını ve finansal sistem ayarlarını göremez
Alt Bayi Kullanıcısı	Yalnızca kendi girdiği veya kendisine atanmış müşteri adayları	Müşteri adayı ekler ve kendi kayıtlarını takip eder	Ana bayinin tüm verilerini ve diğer alt bayilerin kayıtlarını göremez
SMMM Kullanıcısı	Yalnızca kendi yönlendirdiği müşteri adayları ve müşteriler	Müşteri yönlendirmesi yapar, kendi yönlendirme durumlarını izler	Başka SMMM, bayi veya WEGS iç operasyon verilerini göremez
İçerik Yöneticisi	Eğitim materyalleri, SSS, dosya ekleri ve içerik görünürlük ayarları	İçerik oluşturur, düzenler, dosya ekler, yayına alır veya pasife çeker	Bu yetki yalnızca üst yönetim veya özel yetkilendirilmiş kullanıcılara verilmelidir
Salt Okunur	Yetkilendirilen ekranlar	Sadece görüntüleme	Hiçbir kayıt değiştiremez

15. Teknik Mimari ve Güvenlik Yaklaşımı

Mimari İlkeler

Panel müşteriye açık olmayacak; yalnızca WEGS iç ağı / yetkili kullanıcılar erişecek.
CRM panel doğrudan veritabanına sınırsız erişmemeli; mümkün olduğunca servis/API katmanı üzerinden işlem yapmalıdır.
Her işlem audit log’a yazılmalıdır.
Kritik işlemler için double-confirm ve gerekirse yönetici onayı olmalıdır.
Rol bazlı yetki, alan bazlı maskeleme ve işlem bazlı izin birlikte kullanılmalıdır.

Önerilen Teknik Bileşenler

Backend API katmanı
CRM operasyon veritabanı
Workspace/platform servisleriyle entegrasyon
Notification service: e-posta, SMS, iç bildirim
Queue/event yapısı: görev, alarm, senkronizasyon
Audit log ve immutable işlem kaydı
AI servis katmanı ve prompt kayıtları

Veri Modeli Ana Nesneleri

Nesne	Açıklama	Örnek Alanlar
Customer	Müşteri firma ana kaydı	unvan, vergi no, sektör, segment, şehir, sağlık skoru
Contact	Müşteri veya müşteri adayı firmaya bağlı yetkili kişi	ad, e-posta, telefon, ünvan, departman, yetkili tipi, birincil kişi, karar etkisi, iletişim izni
Workspace	Müşteriye bağlı operasyon alanı	workspace_id, owner, domain, durum, son giriş
Product License	Satın alınan WEGS ürünü	ürün, paket, seat, başlangıç, bitiş, ücret
Product KPI Definition	Her ürün için dinamik tanımlanabilen KPI seti	product_id, kpi_name, kpi_type, formula, activation_event, owner_role, version, status
SaaS Package	Ürün bazlı standart veya müşteriye özel paket tanımı	product_id, package_name, modules, limits, seat_count, status, validity_period
Package Price	Paket fiyatı ve fiyat geçmişi	package_id, monthly_price, yearly_price, currency, tax_status, valid_from, valid_to, version
Customer Special Price	Müşteriye özel fiyat veya indirim kuralı	customer_id, workspace_id, package_id, discount_type, special_price, valid_until, renewal_rule, approval_status
Custom Customer Package	Yalnızca belirli müşteri için geçerli özel paket	customer_id, included_products, modules, limits, price, period, approval_status
Quote Commercial Terms	Teklif kabul edildiğinde uygulanacak ticari koşullar	quote_id, customer_id, package_id, price_rule_id, accepted_at, applied_to_workspace
Lead	Potansiyel müşteri	kaynak, skor, ürün ilgisi, atanan satışçı
Opportunity	Satış fırsatı	aşama, tutar, olasılık, kapanış tarihi
Quote	Teklif	teklif no, ürünler, iskonto, onay durumu, PDF
Ticket	Destek talebi	öncelik, SLA, durum, çözüm süresi
Invoice / Payment	Finansal kayıt	fatura no, tutar, ödeme durumu, gecikme
Subscription / Entitlement	Ödeme sonrası otomatik oluşan lisans ve kullanım hakkı kaydı	workspace_id, product_id, package_id, start_date, end_date, seat_count, module_rights, source_payment_id
Payment Webhook Log	Ödeme sağlayıcısından gelen callback/webhook kayıtları	provider, transaction_id, status, payload_hash, processed_at, result, retry_count
Activity	Görüşme ve görev kaydı	tür, tarih, sonuç, sorumlu, not
Dealer	Bayi veya WEGS merkezi kanal kaydı	ad, tip, üst bayi, durum, yetkili kullanıcılar, kaynak kodu
SubDealer	Bir bayiye bağlı alt bayi	dealer_id, ad, durum, yetkili kullanıcılar
SMMM	Müşteri yönlendiren mali müşavir / muhasebe ofisi	ad, vergi bilgisi, iletişim, durum, bağlı olduğu kanal ilişkileri
Source Relation	SMMM, bayi, alt bayi veya WEGS merkezi arasındaki kaynak ilişkisi	source_type, dealer_id, sub_dealer_id, smmm_id, relation_status
Referral Source	Müşteri adayının hangi kanal üzerinden geldiğini gösteren kayıt	customer_id, lead_id, source_relation_id, referred_by_user_id, source_note
Training Material	Eğitim dokümanı, video veya başvuru kılavuzu kaydı	başlık, kategori, içerik tipi, ürün ilişkisi, dosya ekleri, görünürlük rolleri, durum, versiyon
FAQ	Sıkça sorulan soru kaydı	soru, kısa cevap, detaylı cevap, kategori, ilgili ürün, bağlı materyal, görünürlük rolleri, durum
Content Permission	Materyal ve SSS kayıtlarının rol bazlı görünürlük ayarı	content_id, content_type, role_id, can_view, can_download, can_edit
Audit Log	Değiştirilemez işlem kaydı	kullanıcı, işlem, eski değer, yeni değer, IP, tarih

Güvenlik notu: Müşteri silme, lisans iptali, fiyat değişikliği, ödeme düzeltme, workspace askıya alma ve kullanıcı yetkisi değiştirme gibi işlemler tek tıkla yapılmamalı; neden alanı, onay mekanizması ve audit kaydı zorunlu olmalıdır.

16. Operasyonel ve Teknik Gereksinimler

Bu bölüm; WEGS Müşteri Operasyon Paneli’nin günlük kullanımda ihtiyaç duyacağı operasyonel, finansal, teknik, güvenlik ve yönetim gereksinimlerini detaylandırır. Amaç; ürünün yalnızca müşteri takip ekranı olarak değil, satıştan lisansa, destekten faturalamaya, sistem sağlığından audit kayıtlarına kadar uçtan uca yönetilebilir bir iç operasyon platformu olarak tasarlanmasını sağlamaktır.

Kapsam: Dashboard, workspace, lisans, paket, onboarding, kullanıcı yönetimi, destek, log, audit, sistem sağlığı, gelir, fatura, entegrasyon, admin ayarları ve teknik güvenlik gereksinimleri bu bölümde uygulanabilir ürün kuralları olarak tanımlanır.

16.1 Dashboard Ayrıntıları

Dashboard, ekibin 10 saniye içinde operasyonun mevcut durumunu anlamasını sağlamalıdır. Canlı metrikler, son kayıtlar, son ticketlar, onboarding hızlı erişimi ve sistem sağlığı özetleri aynı ekranda gösterilmelidir.

Metrik	Değer Tipi	Güncelleme	Uyarı Eşiği
Toplam Workspace	Sayı	Gerçek zamanlı	-
Aktif Lisans	Sayı	Gerçek zamanlı	-
Aylık Gelir / MRR	₺ / Ay	Günlük	Hedefin %80 altı uyarı
Açık Destek Talebi	Sayı	Gerçek zamanlı	20 ve üzeri kırmızı uyarı
Sistem Sağlığı / Uptime	Yüzde	60 saniyede bir	%99 altı amber uyarı

MRR panelinde mevcut ay toplam MRR, geçen aya göre değişim, New MRR, Expansion MRR ve Churn MRR gösterilmelidir.
Son kayıt olan 5 workspace ve son 5 destek talebi dashboard üzerinde tıklanabilir tablo olarak yer almalıdır.
API Gateway, E-Fatura servisi, Notification Service, Event Bus ve File Service için mini sistem sağlığı paneli bulunmalıdır.
48 saatten uzun süredir güncelleme olmayan onboarding süreçleri amber, kritik gecikmeler kırmızı gösterilmelidir.

16.2 Workspace Yönetimi Ayrıntıları

Liste Kolonu	İçerik	Sıralanabilir
Workspace	Firma adı, logo ve workspace ID	Evet
Domain	Firma web domain’i	Evet
Paketler	Aktif paket badge’leri; birden fazla olabilir	Evet
Kullanıcı	Aktif seat / toplam seat	Hayır
MRR	Bu workspace’den aylık gelir	Evet
Son Giriş	Son kullanıcı oturum zamanı	Evet
Aktivasyon	Aktivasyon seviyesi ve durum	Evet
Durum	Aktif, Onboarding, Trial, Askıya Alınmış, Sona Yakın	Evet

Workspace Filtreleri

Firma adı, domain, vergi numarası, workspace ID ve kullanıcı e-postası ile metin araması yapılabilmelidir.
Durum filtresi: Aktif, Onboarding, Trial, Askıya Alınmış, Sona Yakın.
Paket filtresi: Her paket ayrı filtre seçeneği olarak listelenmelidir.
Kayıt tarihi veya son giriş tarihine göre tarih aralığı filtresi olmalıdır.
Aktivasyon seviyesi filtresi bulunmalıdır.

Workspace Detay Paneli / Slide-over

Alan	Gösterilecek Bilgiler
Kimlik Bilgileri	Firma unvanı, vergi no, ticaret sicil, adres, workspace ID, oluşturulma tarihi, oluşturan kullanıcı, owner bilgisi, son giriş, 2FA durumu, domain ve entegre e-posta.
Aktif Ürünler & Lisanslar	Ürün adı, paket, seat sayısı, bitiş tarihi, aylık ücret, seat doluluk oranı, lisans düzenle, yenile ve askıya al aksiyonları.
Finansal Özet	Lifetime gelir, aylık MRR, son 6 ay trend, son 5 ödeme, bekleyen custom ödeme uyarısı.
Aktivasyon Durumu	Mevcut aktivasyon seviyesi, kriterler, onboarding adımları, 7. gün ve 30. gün check-in, son 30 gün giriş ve işlem metrikleri.
Destek Geçmişi	Açık/kapalı ticketlar, konu, öncelik, oluşturma tarihi, çözüm süresi ve yeni ticket açma butonu.
Hızlı Aksiyonlar	Owner değişimi, custom ödeme oluşturma, iç not ekleme, askıya alma/aktife alma, silme, müşteriye e-posta gönderme.

Yeni workspace oluşturma ekranında firma adı, owner e-postası, vergi no, sektör ve paket seçimi zorunlu olmalıdır. Özel onboarding notu, atanan CRM kullanıcısı ve başlangıç tarihi opsiyonel tutulmalıdır. Kaydetme sonrasında aktivasyon maili ve onboarding kaydı otomatik oluşturulmalıdır.

16.3 Lisans Yönetimi Ayrıntıları

Alan	Açıklama
Workspace	Lisansın hangi workspace’e ait olduğu
Ürün	WEGS Go, WEGS Commerce, WEGS CRM, WEGS Collect vb.
Paket	Satın alınan paket veya özel paket
Toplam Seat	Satın alınan maksimum kullanıcı sayısı
Kullanılan Seat	Mevcut aktif kullanıcı sayısı ve progress bar
Başlangıç - Bitiş	Lisans geçerlilik tarihleri
Aylık Ücret	Bu lisanstan elde edilen aylık gelir
Durum	Aktif, Sona Yakın, Sona Ermiş, Askıda

Seat atama, seat geri alma ve seat transfer işlemleri yapılabilmelidir.
Seat transfer işleminde log kaydı oluşmalıdır.
Seat havuzunun %90’ı dolduğunda admin bildirimi oluşturulmalıdır.

Otomatik Yenileme Akışı

Zaman	Aksiyon
30 gün kala	Workspace sahibine e-posta gönderilir ve CRM’de “Sona Yakın” etiketi oluşur.
7 gün kala	İkinci e-posta gönderilir ve workspace panelinde uyarı kartı gösterilir.
1 gün kala	SMS ve kritik uyarı oluşturulur.
Sona erme günü	Modüller dondurulur; veri silinmez, workspace sahibine bildirim gönderilir.
7 gün sonra	Veri arşivleme süreci başlar; 90 gün saklama politikası uygulanır.

Custom Ödeme Akışı

Adım	Aksiyon	Kanal
1	CRM kullanıcısı özel fiyat ve paket girer.	CRM Admin
2	Sistem workspace sahibine e-posta gönderir.	Notification Service
3	Workspace panelinde bekleyen ödeme kartı gösterilir.	Workspace Admin Paneli
4	Müşteri ödemeyi tamamlar.	Ödeme Gateway
5	Lisans anında aktive olur ve onay maili gönderilir.	Otomatik
6	3 gün geçmişse hatırlatma maili gönderilir.	Otomatik
7	7 gün geçmişse CRM’de takip gerekli uyarısı oluşur.	CRM Dashboard

16.4 SaaS Paket, Fiyatlandırma, Teklif ve Müşteriye Özel Koşul Yönetimi

SaaS olan WEGS ürünleri için paket oluşturma, paket fiyatlarını yönetme, özel fiyat verme, müşteriye özel indirim tanımlama ve müşteriye özel paket yaratma süreçleri bu panelden yürütülmelidir. Bu yapı satış, teklif, ödeme, fatura ve lisans süreçleriyle doğrudan bağlı çalışmalıdır.

Önemli ayrım: Standart paket fiyatı genel fiyat listesini ifade eder. Müşteriye özel fiyat veya müşteriye özel paket ise yalnızca ilgili müşteri/workspace için geçerli ticari koşuldur. Bu özel koşullar teklif kabulü, ödeme, fatura ve lisans süreçlerine otomatik yansımalıdır.

16.4.1 Ürün Bazlı Paket Oluşturma

Alan	Açıklama	Örnek
Ürün	Paketin bağlı olduğu SaaS ürünü	WEGS Go, WEGS Commerce, WEGS CRM
Paket Adı	Satışta görünecek paket adı	Starter, Pro, Enterprise, Kurumsal
Paket Kodu	Sistemsel benzersiz paket kodu	WEGS_GO_PRO_2026
Dahil Modüller	Paket kapsamında aktif olacak modüller	Fatura, cari, stok, banka, pazaryeri
Limitler	Kullanım sınırları	Seat, fatura adedi, entegrasyon sayısı, kontör, depo, şube
Opsiyonel Ekler	Ek ücretle açılabilecek modüller	Ek pazaryeri, ek kullanıcı, ek kontör, ek şube
Trial Durumu	Deneme süresi olup olmadığı	7 gün, 14 gün, trial yok
Durum	Paketin satışta olup olmadığı	Aktif, satışa kapalı, arşiv
Geçerlilik Tarihi	Paketin satışa açık olduğu dönem	01.01.2026 - 31.12.2026

16.4.2 Paket Fiyat Yönetimi

Fiyat Kuralı	Açıklama
Aylık Fiyat	Paketin aylık abonelik fiyatı tanımlanmalıdır.
Yıllık Fiyat	Yıllık ödeme için indirimli veya farklı fiyat tanımlanabilmelidir.
Para Birimi	TRY, USD, EUR gibi para birimleri desteklenmelidir.
KDV Durumu	Fiyatın KDV dahil/hariç olduğu açıkça tanımlanmalıdır.
Yenileme Fiyatı	İlk satış fiyatı ile yenileme fiyatı farklı olabilir.
Paket Yükseltme Farkı	Alt paketten üst pakete geçişte kalan dönem farkı hesaplanabilmelidir.
Dönemsel Kampanya	Belirli tarih aralığında geçerli kampanya fiyatı tanımlanabilmelidir.
Fiyat Geçmişi	Her fiyat değişikliği tarihçeli ve audit log kayıtlı saklanmalıdır.

16.4.3 Müşteriye Özel Fiyat ve Özel İndirim

Satış ekibi müşteriye standart fiyatın dışında özel bir fiyat verdiğinde bu fiyat teklif üzerinde kalmamalı, teklif kabul edildiğinde müşteriye bağlı özel fiyat/özel indirim kuralı olarak sisteme işlenmelidir.

Alan	Açıklama	Örnek
Müşteri / Workspace	Özel fiyatın uygulanacağı müşteri	ABC Ltd. / ws_123
Ürün ve Paket	Hangi ürün/paket için geçerli olduğu	WEGS Commerce Pro
Standart Fiyat	Liste fiyatı	10.000 TL / yıl
Özel Fiyat	Müşteriye verilen net fiyat	7.500 TL / yıl
İndirim Tipi	Tutar, yüzde veya özel fiyat	%25 indirim veya 7.500 TL özel fiyat
Geçerlilik	İndirimin ne kadar süre geçerli olduğu	İlk yıl, 12 ay, süresiz, tek seferlik
Yenilemeye Etkisi	Yenilemede aynı fiyatın geçerli olup olmadığı	Yenilemede liste fiyatı / yenilemede özel fiyat
Onay Durumu	Kim tarafından onaylandığı	Satış yöneticisi / üst yönetim
Teklif Bağlantısı	Özel fiyatın hangi tekliften geldiği	Teklif #Q-2026-001

İş kuralı: Müşteri teklifi kabul ettiğinde özel fiyat; fatura, ödeme ekranı, lisans yenileme ve MRR hesaplamalarında geçerli olacak şekilde müşteri hesabına uygulanmalıdır.

16.4.4 Müşteriye Özel Paket Yaratma

Bazı müşteriler standart paketlerden farklı bir kombinasyona ihtiyaç duyabilir. Bu durumda müşteriye özel paket oluşturulabilmeli ve bu paket yalnızca ilgili müşteri/workspace üzerinde geçerli olmalıdır.

Özel Paket Bileşeni	Yönetilecek Bilgi
Paket adı	Müşteriye özel görünen veya iç kullanım paket adı
Bağlı müşteri	Yalnızca seçili müşteri veya müşteri grubuna uygulanır
Dahil ürünler	Bir veya birden fazla WEGS ürünü seçilebilir
Dahil modüller	Standart paketten farklı modül kombinasyonu yapılabilir
Kullanım limitleri	Seat, kontör, entegrasyon, depo, şube, işlem adedi gibi limitler belirlenir
Fiyat	Standart paketten bağımsız özel fiyat tanımlanır
Süre	Aylık, yıllık, dönemsel veya özel sözleşme süresi
Yenileme kuralı	Aynı koşulla yenileme, liste fiyatına dönme veya yeniden onay gerektirme
Onay akışı	Özel paket üst yönetim veya yetkili kişi onayına tabi olabilir

16.4.5 Teklif Kabulünden Sonra Otomatik Uygulama

Teklifteki Durum	Kabul Sonrası Sistemde Oluşacak Kural
Standart paket teklif edildi	Müşteri standart paket fiyatı ve haklarıyla ödeme ekranına yönlendirilir.
Özel indirim teklif edildi	Müşteri hesabına özel indirim kuralı atanır.
Net özel fiyat teklif edildi	Müşteri hesabına özel fiyat kuralı atanır.
Müşteriye özel paket teklif edildi	Özel paket müşteri workspace’ine tanımlanır.
Ek modül/seat/kontör teklif edildi	Ödeme sonrası ilgili haklar otomatik eklenir.
Yenileme fiyatı teklif edildi	Lisans yenilemede kullanılacak özel yenileme fiyatı kaydedilir.

16.4.6 Yetki, Onay ve Audit Kuralları

Standart paket oluşturma ve fiyat değiştirme yalnızca üst yönetim veya özel yetkili kullanıcılar tarafından yapılmalıdır.
Satış ekibi teklif oluşturabilir ancak belirli indirim oranının üzerindeki teklifler onaya düşmelidir.
Müşteriye özel paket oluşturma üst yönetim veya yetkilendirilmiş kullanıcı onayına bağlı olmalıdır.
Fiyat değişikliği mevcut müşterilere otomatik uygulanmamalı; yeni satış, yenileme veya özel karar kuralına göre uygulanmalıdır.
Her fiyat, indirim, özel paket, teklif kabulü ve lisans uygulama işlemi audit log’a yazılmalıdır.
Özel fiyatın geçerlilik süresi bitmeden önce satış veya müşteri başarı ekibine uyarı oluşturulmalıdır.

16.4.7 Rapor ve KPI’lar

KPI / Rapor	Ne Gösterir?
Ürün bazlı paket satış oranı	Hangi SaaS ürününde hangi paketin daha çok satıldığını gösterir.
Ortalama indirim oranı	Satışlarda uygulanan ortalama özel indirim oranını gösterir.
Özel fiyatlı müşteri sayısı	Liste fiyatı dışında fiyatla çalışan müşteri sayısını gösterir.
Tekliften özel fiyata dönüşüm	Verilen özel fiyat tekliflerinin ne kadarının kabul edildiğini gösterir.
Özel paket MRR katkısı	Müşteriye özel paketlerin aylık gelire katkısını gösterir.
İndirimli satışın yenilemeye etkisi	Özel fiyatlı müşterilerin yenileme/churn davranışını gösterir.
Onay bekleyen fiyat teklifleri	Yönetim onayı bekleyen özel fiyat veya özel paketleri listeler.

16.5 Onboarding, Aktivasyon ve Satış KPI Uyumlu Akış

Onboarding ve aktivasyon yapısı, SaaS satış KPI sistemiyle aynı müşteri yaşam döngüsünü takip etmelidir. Bu nedenle süreç iki katmanlı ele alınmalıdır: ödeme öncesi satış/aktivasyon akışı ve ödeme sonrası müşteri başarı/ürün onboarding akışı.

Uyum kuralı: Kullanıcı kayıt olduktan sonra “ilk 5 dakika araması, hoşgeldin görüşmesi, ihtiyaç analizi, eğitim/demo, teklif ve ödeme” adımları satış hunisinin parçasıdır. Ödeme yapıldıktan sonra ise “lisans aktivasyonu, ürün kurulumu, entegrasyon, kullanıcı daveti ve 7/30/60/90 gün başarı kontrolleri” müşteri başarı onboarding sürecidir.

16.5.1 Ödeme Öncesi Satış ve Aktivasyon Akışı

Adım	Başlık	Sorumlu	Hedef Süre	Bağlı KPI
1	Yeni kayıt oluşur	Sistem	Anlık	Yeni kayıt sayısı
2	İlk arama görevi oluşur	Sistem / Satış	Anlık	Aranmayı bekleyen kayıt
3	Hoşgeldin araması yapılır	Satış ekibi	Mesai içinde ilk 5 dakika	İlk 5 dakikada arama oranı
4	Arama sonucu girilir	Satış ekibi	Arama sonrası hemen	Ulaşılabilen kullanıcı oranı
5	İhtiyaç analizi yapılır	Satış / Müşteri Başarı	İlk görüşmede veya 24 saat içinde	Hoşgeldin aramasından satış görüşmesine dönüşüm
6	Demo veya eğitim planlanır	Satış / Eğitim ekibi	24-48 saat içinde	Eğitim planlandı oranı
7	Eğitim veya demo tamamlanır	Eğitim / Müşteri Başarı	Planlanan randevu tarihinde	Eğitim katılım oranı, no-show oranı
8	Teklif gönderilir	Satış ekibi	İhtiyaç netleşince	Teklif gönderilen kullanıcı sayısı
9	Takip aramaları yapılır	Satış ekibi	Planlanan takip tarihinde	Zamanında takip oranı, geciken takip görevi
10	Ödeme alınır, fatura otomatik kesilir ve müşteri kazanılır	Sistem / Satış / Finans	Ödeme başarılı olduğunda anlık	Kayıttan müşteriye dönüşüm, New MRR, otomatik fatura başarı oranı

16.5.2 Ödeme Sonrası Müşteri Başarı ve Ürün Onboarding Akışı

Adım	Başlık	Sorumlu	Hedef Süre	Bağlı KPI
1	Ödeme doğrulanır, fatura kesilir, lisans ve ürün hakları aktive edilir	Sistem	Ödeme sonrası anlık	Otomatik fatura başarı oranı, lisans aktivasyon süresi
2	Workspace ve owner doğrulanır	Müşteri Başarı	İlk gün	Owner aktivasyon oranı
3	Firma/profil bilgileri tamamlatılır	Müşteri Başarı	24 saat içinde	Profil tamamlama oranı
4	Ürün bazlı ilk değer anı hedeflenir	Müşteri Başarı / Teknik	1-3 gün	İlk anlamlı işlem oranı
5	Entegrasyon ve yapılandırma tamamlanır	Teknik ekip	3-7 gün	Entegrasyon tamamlama oranı
6	Kullanıcı daveti ve rol ataması yapılır	Workspace sahibi / Müşteri Başarı	7 gün	Aktif kullanıcı sayısı, ekip davet oranı
7	Canlı kullanım kontrolü yapılır	Müşteri Başarı	7-10 gün	Aktif kullanım oranı
8	7. gün başarı kontrolü	Müşteri Başarı	Gün 7	7. gün aktivasyon oranı
9	30. gün müşteri başarı görüşmesi	Müşteri Başarı	Gün 30	30. gün aktif kullanım ve memnuniyet
10	60/90 gün kullanım ve yenileme analizi	Müşteri Başarı / Satış	Gün 60-90	Churn riski, upsell fırsatı, yenileme potansiyeli

16.5.3 KPI Uyumlu Aktivasyon Seviyeleri

Aktivasyon seviyeleri satış hunisiyle çelişmeyecek şekilde kayıt aşamasından ödeme sonrası gerçek kullanıma kadar ilerlemelidir.

Seviye	Kriter	Hedef Zaman	İlgili KPI
Seviye 0	Kullanıcı kayıt oldu	Anlık	Yeni kayıt sayısı
Seviye 1	İlk 5 dakika içinde arandı veya ilk temas görevi tamamlandı	İlk 5 dakika / ilk mesai başlangıcı	İlk 5 dakikada arama oranı
Seviye 2	Hoşgeldin görüşmesi ve ihtiyaç analizi tamamlandı	24-48 saat	Görüşme sağlanan kullanıcı oranı
Seviye 3	Demo/eğitim veya ürün tanıtımı tamamlandı	1-3 gün	Eğitim katılım oranı
Seviye 4	Teklif gönderildi veya satış takibine alındı	3-7 gün	Tekliften satışa dönüşüm
Seviye 5	Ödeme yaptı ve lisans aktive edildi	Satış kapanışında	Kayıttan müşteriye dönüşüm, New MRR
Seviye 6	Ürün bazlı ilk anlamlı işlem yapıldı	Ödeme sonrası 1-7 gün	İlk anlamlı işlem oranı
Seviye 7	Düzenli kullanım başladı	7-30 gün	Aktif kullanım oranı, churn riski düşüşü

16.5.4 Ürün Bazlı Aktivasyon Kriteri

“İlk anlamlı işlem” her ürün için farklıdır ve ürün bazlı KPI tanımlarıyla birlikte dinamik yönetilmelidir.

Ürün	Örnek İlk Değer Anı
WEGS Go (Ön Muhasebe)	İlk cari, ilk ürün/hizmet, ilk fatura veya ilk tahsilat kaydı
WEGS Commerce (E-Ticaret)	İlk pazaryeri bağlantısı, ilk sipariş çekimi veya ilk stok senkronizasyonu
WEGS Collect (Tahsilat)	İlk tahsilat linki oluşturma ve ödeme alma
WEGS Banking (Açık Bankacılık)	İlk banka bağlantısı ve ilk hesap hareketi çekimi
WEGS B2B (B2B / Bayi ve Toptan Satış Portalı)	İlk bayi/müşteri daveti veya ilk B2B siparişi
Yeni ürünler	Ürün yayına alınırken ürün yöneticisi tarafından ayrıca tanımlanır

Satış öncesi eğitim/demo ile ödeme sonrası ürün onboarding eğitimleri birbirinden ayrılmalıdır.
Her adımın tamamlanma tarihi, sorumlusu, sonucu ve bir sonraki aksiyonu kaydedilmelidir.
Kaynak fark etmeksizin tüm kullanıcılar aynı satış KPI hunisine dahil edilmelidir.
Bayi veya SMMM kaynaklı gelen müşterilerde de eğitim ve iletişim WEGS ekibi tarafından yürütüldüğü için onboarding KPI’ları merkezi ölçülmelidir.
Ürün bazlı aktivasyon kriterleri dinamik KPI tanımıyla yönetilmelidir.

16.6 Kullanıcı Yönetimi ve Owner Değişimi

CRM üzerinden tüm workspace kullanıcılarının merkezi görünümü sağlanmalıdır. Kullanıcı birden fazla workspace’e bağlı olabilir ve her workspace’teki rolü ayrı ayrı gösterilmelidir.

Kolon	İçerik
Kullanıcı	Ad, soyad, e-posta, avatar
Workspace’ler	Kullanıcının eriştiği workspace’ler; birden fazla olabilir
Roller	Her workspace’deki rol ayrı ayrı gösterilir
Son Giriş	Tarih, saat, IP, cihaz tipi
Durum	Aktif, pasif, 2FA yok, hesap kilitli
Oluşturulma	Hesap açılış tarihi ve aktivasyon yöntemi

Hesap detayı ekranında giriş geçmişi, kullanılan modüller ve işlem sayısı gösterilmelidir.
Şifre sıfırlama linki JWT aktivasyon linkiyle gönderilebilmelidir.
2FA sıfırlama, hesap kilitleme ve KVKK uyumlu hesap silme aksiyonları bulunmalıdır.
Mali müşavir gibi birden fazla workspace’e bağlı kullanıcılar için cross-workspace erişim ekle/kaldır akışı olmalıdır.

Owner Değişimi Adımı	İşlem	Bildirim
1	CRM’den owner değişim talebi başlatılır.	-
2	Yeni owner e-posta adresi girilir ve onay maili gönderilir.	Yeni owner
3	Yeni owner linke tıklar ve oturumunu doğrular.	-
4	Eski owner’a transfer başladı bildirimi gönderilir.	Eski owner
5	Yeni owner onaylar ve sahiplik devredilir.	Her iki taraf
6	Transfer audit log’a yazılır.	CRM
7	Eski owner’ın rolü admin veya salt okunur olarak belirlenir.	-

16.7 Destek Talepleri, SLA ve Otomatik Ticket

Alan	Açıklama
Ticket No	#T-XXXX formatında otomatik numara
Konu	Ticket başlığı
Workspace	Hangi workspace’den geldiği
Açan	Müşteri kullanıcısı veya sistem otomatik kaydı
Öncelik	Kritik, yüksek, normal, düşük
Durum	Açık, işlemde, yanıt bekleniyor, çözüldü, kapalı
Atanan	Ticket’ı işleyen CRM kullanıcısı
SLA	Kalan yanıt süresi; süre geçmişse kırmızı
Yorum Sayısı	Toplam yorum adedi

Öncelik	Tetikleyici	İlk Yanıt SLA	Çözüm SLA
Kritik	API tamamen çalışmıyor veya veri kaybı riski	30 dakika	4 saat
Yüksek	Temel modül hatası veya önemli fonksiyon çalışmıyor	2 saat	24 saat
Normal	Yardım talebi veya kısmi hata	8 saat	72 saat
Düşük	Öneri, UI sorunu veya bilgi talebi	24 saat	7 gün

Yanıt yazıldığında müşteriye e-posta ve workspace panelinde bildirim gitmelidir.
İç notlar müşteriye görünmemelidir.
Çözüldü işaretlendiğinde müşteriye çözüm özeti maili gönderilmelidir.
Çözümden 24 saat sonra otomatik NPS anketi gönderilmelidir.

Olay	Öncelik	Otomatik Aksiyon
Pazaryeri API bağlantısı 5 dakikadan uzun kesildi	Kritik	Teknik ekibe Slack bildirimi
E-Fatura servisi 3 saniyeden uzun yanıt verdi	Yüksek	Monitörleme kaydı
Lisans sona erdi ve ödeme alınamadı	Yüksek	Müşteri başarı ekibine görev
Stok senkronizasyonu 30 dakikadan uzun yapılamadı	Normal	Log kaydı
Kullanıcı 5 kez hatalı şifre girdi	Yüksek	Güvenlik bildirimi
Custom ödeme 3 gündür ödenmedi	Yüksek	Müşteri başarı ekibine görev

16.8 Hata ve Sistem Logları

Seviye	Renk	Anlamı	Örnek
ERROR	Kırmızı	Kritik hata, işlem başarısız	Fatura PDF üretilemedi
WARN	Amber	Uyarı, çalışıyor ama dikkat gerekli	API yanıt süresi yüksek
INFO	Mavi	Normal sistem olayı	Kullanıcı oturum açtı
DEBUG	Gri	Detaylı geliştirici logu	Sorgu parametreleri
SUCCESS	Yeşil	Başarıyla tamamlanan işlem	Entegrasyon senkronizasyonu başarılı

Loglar seviye, workspace, uygulama/servis, tarih aralığı ve serbest metinle filtrelenebilmelidir.
Workspace alanı belirli workspace ID’si veya sistem geneli olarak seçilebilmelidir.
Uygulama/servis filtresinde E-Ticaret, E-Fatura, Ön Muhasebe, API Gateway, Event Bus gibi servisler yer almalıdır.

Log Alanı	Açıklama
timestamp	ISO 8601; milisaniye hassasiyetinde
level	ERROR, WARN, INFO, DEBUG, SUCCESS
workspace_id	İlgili workspace; sistem olaylarında system
service	Logu üreten servis veya uygulama
user_id	İşlemi yapan kullanıcı; otomatik olaylarda system
action	Ne yapılmaya çalışıldığı
result	Başarı veya hata; hata kodları dahil
metadata	Sipariş ID, fatura no, IP gibi ek veriler
trace_id	Dağıtık trace için UUID

Log alanları, veri tipleri, trace_id yapısı ve metadata formatı teknik ekip tarafından seçilecek log altyapısına göre kesinleştirilmelidir. Saklama süreleri KVKK, TTK, Vergi Usul Kanunu, maliyet ve hukuk görüşü dikkate alınarak netleştirilmelidir.

Log Türü	Saklama Süresi	Erişim
ERROR ve WARN	2 yıl	Tüm CRM kullanıcıları
INFO	1 yıl	Tüm CRM kullanıcıları
DEBUG	30 gün	Yalnızca Super Admin ve Teknik Destek
Finans işlem logları	10 yıl / yasal zorunluluk	Finans ekibi + Super Admin
Audit logları	Süresiz	Super Admin / salt okunur

Son 5 dakikada aynı workspace’den 10+ ERROR oluşursa otomatik ticket ve teknik bildirim oluşturulmalıdır.
Herhangi bir servisten 1 dakika içinde 50+ ERROR gelirse sistem sağlığı kırmızıya geçmeli ve tüm ekibe bildirim gitmelidir.
E-Fatura servisi yanıt süresi 5 saniyeyi aşarsa amber uyarı oluşmalıdır.

16.9 Audit Log

Audit temel kuralı: Hiçbir audit log satırı silinemez veya değiştirilemez. CRM kullanıcısı dahil hiç kimsenin satır düzenleme yetkisi olmamalıdır. Her kayıt kriptografik imzalı olmalı ve sonradan değişiklik tespit edilebilmelidir.

İşlem Kategorisi	Örnekler
Workspace yönetimi	Oluşturma, silme, askıya alma, aktife alma
Lisans işlemleri	Seat atama, geri alma, transfer, paket değişikliği
Fiyat değişiklikleri	Paket fiyat güncellemesi, custom fiyat oluşturma
Kullanıcı yönetimi	Hesap kilitleme, silme, rol değişikliği, owner transferi
Custom ödemeler	Oluşturma, gönderme, hatırlatma, iptal
Ticket işlemleri	Açma, atama, yanıt, kapatma, öncelik değişikliği
CRM kullanıcı işlemleri	Giriş, çıkış, başarısız giriş, yetki değişikliği
Veri dışa aktarım	Kim ne zaman hangi veriyi dışa aktardı

Audit log tarih aralığı, CRM kullanıcısı, workspace ve işlem tipiyle aranabilmelidir.
Seçili audit kayıtları CSV veya PDF olarak dışa aktarılabilmelidir.
Her dışa aktarım işlemi ayrıca audit log’a yazılmalıdır.

16.10 Sistem Sağlığı ve Entegrasyon İzleme

Servis	Açıklama	Kritik SLA
API Gateway	Tüm API trafiğinin giriş noktası	P95 < 200ms, uptime > %99.9
identity-service	SSO, JWT, MFA	P95 < 100ms, uptime > %99.9
E-Fatura Servisi	GİB entegrasyonu, PDF üretimi	P95 < 3s, uptime > %99.5
notification-service	E-posta, SMS, push	Teslimat < 5s, uptime > %99
Event Bus	Ürünler arası async olay kanalı	P95 < 500ms, uptime > %99.9
File Service	Dosya depolama, CDN	P95 < 1s, uptime > %99.9
Veritabanı	Ana veri katmanı	P95 < 50ms, uptime > %99.99
Pazaryeri API’leri	Trendyol, Hepsiburada, Amazon vb.	3. taraf SLA

Renk	Anlamı	Aksiyon
Yeşil	SLA hedefleri karşılanıyor	İzleme devam eder
Amber	SLA hedefleri zorlanan sınırda	Ekip bilgilendirilir, inceleme başlar
Kırmızı	SLA ihlali veya servis çalışmıyor	Otomatik ticket ve tüm ekip bildirimi

Entegrasyon durumu kanal bazlı izlenmelidir. Her pazaryeri, banka, kargo, ERP ve dış servis için bağlantı durumu, son senkronizasyon zamanı, hata oranı, son 24 saat API çağrı istatistikleri ve son 100 hata kaydı görüntülenmelidir.

16.11 Gelir, MRR ve Finansal Raporlar

Bileşen	Tanım	Formül
New MRR	Bu ay ilk kez ödeme yapan workspace’lerden gelen gelir	Yeni workspace sayısı × ortalama paket fiyatı
Expansion MRR	Mevcut müşterilerin paket yükseltmesinden gelen ek gelir	Yükseltme öncesi ve sonrası fark
Churned MRR	İptal eden veya downgrade yapan müşterilerden kaybedilen gelir	Kaybedilen lisans değeri
Net New MRR	Gerçek büyüme	New + Expansion - Churned

Aylık MRR raporu; bileşenler bazında analiz ve geçen yıl aynı dönem kıyaslamasını içermelidir.
Paket bazlı gelir dağılımı gösterilmelidir.
Cohort analizi ile belirli ay kayıt olan workspace’lerin aylık gelir eğrisi izlenmelidir.
Churn raporu paket ve sektör kırılımlarıyla alınabilmelidir.
LTV ve ARPU hesapları raporlanmalıdır.

16.12 Fatura Yönetimi

Bu bölüm WEGS’in kendi müşterilerine kestiği abonelik faturalarını yönetir. Müşterilerin kendi e-ticaret faturalarıyla karıştırılmamalıdır.

Alan	Açıklama
Fatura No	SYS-YYYY-XXXX formatında otomatik numara
Workspace	Hangi workspace’e kesildiği
Tutar	Fatura toplam tutarı / KDV dahil
Dönem	Hangi abonelik dönemini kapsadığı
Ödeme Yöntemi	Kart, havale, custom
Tarih	Fatura kesim tarihi
Durum	Ödendi, bekliyor, gecikmiş, iptal

PDF görüntüle ve indir aksiyonu bulunmalıdır.
Fatura workspace sahibine e-posta ile yeniden gönderilebilmelidir.
Havale gibi manuel ödemelerde manuel ödendi işaretleme yapılabilmelidir.
Yasal süre içinde fatura iptal edilebilmeli ve iade faturası oluşturulabilmelidir.

16.13 Müşteri Panelinden Ödeme Sonrası Otomatik Faturalandırma ve Lisans Atama

Müşteri kendi ürün panelinden ödeme yaptığında WEGS ekibinin manuel fatura kesmesi veya lisans süresi ataması beklenmemelidir. Ödeme başarılı olduğu anda sistem, finansal kayıtları, faturalandırmayı ve lisans haklarını otomatik olarak oluşturmalıdır.

Adım	Sistem Davranışı	Başarısızlık Durumu
Ödeme callback/webhook alındı	Ödeme sağlayıcısı imzası ve transaction ID doğrulanır.	Doğrulama başarısızsa işlem beklemeye alınır ve finans/teknik uyarısı oluşur.
Ödeme başarılı	Payment kaydı oluşturulur, sipariş/abonelik durumu “ödendi” yapılır.	Çift ödeme ihtimaline karşı idempotency kontrolü yapılır.
Fatura oluşturma	Satın alınan paket, seat, kontör veya modüle göre fatura kalemleri oluşturulur.	Fatura oluşmazsa lisans aktivasyonu kural bazlı bekletilebilir veya geçici aktivasyon verilebilir.
PDF ve e-posta	Fatura PDF’i oluşturulur ve müşteriye gönderilir.	E-posta başarısızsa tekrar deneme kuyruğuna alınır.
Lisans süresi atama	Başlangıç tarihi, bitiş tarihi, paket, ürün, seat ve modül hakları workspace’e tanımlanır.	Lisans atama başarısızsa kritik ticket ve teknik görev oluşturulur.
CRM güncellemesi	Müşteri durumu, MRR, fatura, ödeme, lisans ve audit kayıtları güncellenir.	Eksik güncelleme varsa otomatik tutarlılık kontrolü çalışır.

İş Kuralları

Başarılı ödeme olmadan fatura kesinleşmemeli ve lisans tam aktive edilmemelidir.
Ödeme sağlayıcısından gelen her callback/webhook idempotent işlenmelidir; aynı ödeme için çift fatura veya çift lisans oluşmamalıdır.
Yeni satın almada lisans başlangıç tarihi ödeme tarihi olmalıdır.
Müşteri bir teklifi kabul ederek ödeme yaptıysa fatura, lisans ve MRR hesapları kabul edilen özel fiyat/özel paket koşullarına göre oluşmalıdır.
Yenileme işleminde mevcut lisans bitiş tarihi gelecekteyse yeni süre mevcut bitiş tarihinin üzerine eklenmelidir.
Mevcut lisans sona ermişse yeni dönem ödeme tarihinden başlatılmalıdır.
Paket yükseltmede yeni haklar ödeme sonrası anlık aktif edilmeli; ücret farkı ve dönem mantığı faturaya doğru yansıtılmalıdır.
Ek seat, ek modül ve kontör alımları ilgili hak havuzuna otomatik eklenmelidir.
Fatura, ödeme ve lisans kayıtları müşteri 360° kartında aynı zaman çizelgesinde görülebilmelidir.
Otomatik faturalandırma, lisans atama ve bildirim adımlarının tamamı audit log’a yazılmalıdır.

Takip Edilecek KPI’lar

KPI	Ne Ölçer?
Otomatik fatura başarı oranı	Başarılı ödemelerden kaçında faturanın otomatik ve hatasız oluştuğunu gösterir.
Otomatik lisans aktivasyon süresi	Ödeme başarılı olduktan sonra lisansın kaç saniye/dakika içinde aktif olduğunu ölçer.
Ödeme-fatura tutarlılık oranı	Ödeme tutarı ile fatura tutarının eşleşme oranını gösterir.
Lisans atama hata oranı	Başarılı ödemeye rağmen lisans tanımında hata oluşan işlemleri gösterir.
Fatura e-posta teslim oranı	Oluşan faturaların müşteriye başarıyla iletilme oranını ölçer.

Kritik kontrol: Ödeme başarılı, fatura başarılı, lisans başarılı üçlüsü aynı işlem zincirinde izlenmelidir. Bu üç adımdan biri başarısız olursa sistem otomatik ticket açmalı ve ilgili ekibi bilgilendirmelidir.

16.14 Admin Ayarları ve Güvenlik

Ayar	Açıklama
Kullanıcı Listesi	Tüm CRM admin kullanıcıları ve rolleri
Yeni Kullanıcı Davet	E-posta ile davet ve rol atama
Rol Yönetimi	Hazır roller ve özel rol oluşturma
2FA Zorunluluğu	Tüm CRM kullanıcıları için 2FA zorunlu
IP Kısıtlaması	CRM’e yalnızca tanımlı IP’lerden erişim
Oturum Süresi	Otomatik çıkış süresi; varsayılan 4 saat

Slack, e-posta veya SMS bildirimi gönderilecek event’ler yapılandırılabilir olmalıdır.
Hafta sonu ve gece kritik uyarılar için nöbetçi kişi tanımı yapılabilmelidir.
Düşük öncelikli bildirimler için sessiz saatler tanımlanabilmelidir.
Şifre politikası minimum uzunluk, karmaşıklık ve yenileme periyodu içermelidir.
5 başarısız giriş denemesinde hesap geçici olarak kilitlenmelidir.
Başarısız giriş ve IP değişimi gibi tüm güvenlik olayları kayıt altına alınmalıdır.
Log ekranlarında TC kimlik, kart no gibi hassas veriler kısmi maskelenmelidir.

16.15 Teknik Mimari Kararları

Bileşen	Karar
Veri Erişimi	CRM, workspace platform API’si üzerinden erişir; doğrudan DB bağlantısı olmaz.
Kimlik Doğrulama	identity-service SSO; CRM kullanıcıları ayrı tenant’ta yönetilir.
Yetkilendirme	Her API çağrısında RBAC kontrolü yapılır ve CRM rolü doğrulanır.
Gerçek Zamanlılık	Dashboard ve log ekranı WebSocket ile güncellenir.
Arama	Log ve workspace aramaları Elasticsearch üzerinden yapılabilir.
Dışa Aktarım	Büyük CSV dışa aktarımları async kuyruk ile hazırlanır ve e-posta ile bildirilir.
Audit Log Depolama	Ana DB’den bağımsız, ayrı immutable depolama kullanılmalıdır.

Tüm bağlantılar için TLS 1.3 zorunlu olmalıdır.
CRM kullanıcısı başına dakikada 200 istek gibi API rate limit uygulanmalıdır.
Tüm form işlemleri CSRF token ile korunmalıdır.
Content Security Policy ile XSS riskleri azaltılmalıdır.
Her dışa aktarım işlemi audit log’a yazılmalıdır.